۱۲ اشتباه رایج که منجر به شکست شما در مناقصات می شود

ارائه پیشنهاد قیمت مناسب در مناقصات یک فرصت کلیدی برای سازمان ها محسوب می شود. این امر علاوه بر نشان دادن ارزش، توانایی و تعهد شرکت در ارائه نتایج با کیفیت مد نظر، مزیتی رقابتی به سازمان می دهد. اما حتی با تجربه ترین سازمان ها نیز در هنگام ارائه پیشنهاد قیمت، اشتباهات رایجی را مرتکب می شوند که شانس برنده شدن سازمان در مناقصه را تحت تاثیر قرار می دهد و یا در مواردی منجر به شکست سازمان در مناقصه می شود. در این مقاله ۱۲ اشتباه رایج که منجر به شکست شما در مناقصات می شود را بررسی می کنیم. چه یک شرکت کوچک و متوسط باشید که به صورت داخلی به مناقصه ها می پردازد و چه یک شرکت بزرگ که در حال هماهنگی برای ارائه پیشنهاد قیمت در چندین پروژه است، درک و اصلاح این اشتباهات می تواند شانس موفقیت شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

ارائه پیشنهاد قیمت تنها به فروش خدمات شما محدود نمی‌شود؛ بلکه به معنای همسو کردن پیشنهادتان با نیازهای خاص خریدار است. این فرآیند ترکیبی از تفکر استراتژیک، نگارش فنی و ارائه اثرگذار را می‌طلبد. فشارهای زمانی، سوءتفاهم‌ها و نبود شفافیت، اغلب به اشتباهات پرهزینه در این امر منجر می‌شوند.

۱۲ اشتباه رایج که منجر به شکست شما در مناقصات می شود!

۱. ساختار سازمان نیافته پیشنهاد و قالب بندی ضعیف

سازمان ها برای شرکت در مناقصات باید طبق ساختار مستندات مناقصه، مدارک پیشنهادی خود را به صورت منظم و کامل ارائه دهند. مستندات اصلی مناقصه شامل دعوت نامه مناقصه، مشخصات فنی، دستور العمل ارائه پیشنهاد، صورت وضعیت و .. می شود که سازمان ها باید پیشنهادات خود را در قالبی مشخص که شامل معرفی و خلاصه اجرایی، وضعیت سازمانی، پاسخ فنی و مالی، ارزیابی معیارها و مستندات و پیوست ها می باشد را ارائه دهند. اگر این اسناد از طرف مناقصه گر ساختار ضعیفی داشته باشد، ناقص یا مبهم باشد و از نظر بصری فاقد انسجام باشد، کاملا غیر حرفه ای بنظر می رسد و رد صلاحیت می شود.

۲. عدم توجه به معیارهای “RFP”

“Request For Proposal” که به اختصار “RFP” خوانده می شود؛ سندی استاندارد و رسمی است که توسط مناقصه گزاران تهیه می شود. این سند شامل اطلاعاتی از جمله تاریخ انتشار، مهلت ارسال پیشنهاد، نحوه ارائه، توضیحاتی درباره سازمان منتشر کننده و اهداف پروژه، شرح دقیق وظایف، بودجه و شرایط مالی، نحوه تصمیم گیری در انتخاب برنده، قراردادهای پیشنهادی، ارائه نهایی و … می شود که به مناقصه گران کمک می کند تا پاسخ هایی حرفه ای و مطابق با خواسته های مناقصه گزار ارائه دهند. رعایت دقیق این ساختار باعث نظم در مستندات، شفافیت در ارزیابی و افزایش شانس موفقیت می شود.

۳. استفاده بیش از حد از محتوای عمومی

عدم ارائه محتوای اختصاصی و کپی کردن متن عمومی از پیشنهادهای قبلی ممکن است موجب صرفه جویی در زمان شما شود اما اغلب نیازهای خاص کارفرما را پوشش نمی دهد و معمولا با نقص هایی همراه است. برای افزایش شانس موفقیت خود در مناقصه و ارائه بهترین پیشنهاد بهتر است به انتخاب متن و محتوایی که ارائه می دهید دقت کنید تا با هدف “RFP” مطابقت داشته باشد. در هنگام ارائه پیشنهاد، هر مناقصه را به عنوان یک فرصت جدید در نظر بگیرید و با به کار گیری محتوای اختصاصی و متناسب، تمایز خود را از رقیبانتان نشان دهید.

۴. عدم اثبات صلاحیت و فقدان شواهد لازم

ارائه پیشنهادی جسورانه بدون شواهد و پشتوانه اغلب با شکست مواجه می شود. بسیاری از سازمان ها پیشنهادهای کارآمدی ارائه می دهند اما از ارائه شواهد برای اثبات آن غافل می شوند. عدم ارائه نتایج قابل اندازه گیری مانند شاخص های کلیدی عملکرد، صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه ها می تواند در رد پیشنهاد موثر واقع شود. از این رو هنگام ارسال پیشنهاد، ضمن در نظر گرفتن سابقه سازمان شما در پروژه های گذشته، گواهی نامه ها یا جوایزی را که از ارزش پیشنهادی شما پشتیبانی می کند را نیز ارائه دهید. همچنین مزایای رویکرد خود، ثاتیر بلند مدت، مقرون به صرفه بودن و نوآوری ها را نیز توضیح دهید و به معیارهای ارزیابی توجه داشته باشید.

۵. عدم بررسی و ارسال دیر هنگام اسناد

برای ارائه یک پیشنهاد قیمت حرفه ای، سند را به صورت دقیق بررسی و نواقص آن را برطرف کنید. تهیه یک پیشنهاد رقابتی قوی نیاز به زمان دارد، از این رو برای افزایش شانس برنده شدن از ارائه پیشنهادهای عجله ای و بدون بررسی اجتناب کنید و مطمئن شوید که هیچ فیلدی را بی پاسخ نگذاشته باشید.

همچنین به مهلت دریافت پیشنهادها نیز توجه داشته باشید چرا که از دست دادن مهلت پیشنهاد یکی از ساده ترین و در عین حال زیان بارترین اشتباهاتاتی است که سازمان ها مرتکب می شوند. در مناقصات صرف نظر از کیفیت پیشنهاد، ارسال دیرهنگام اسناد به صورت خودکار رد صلاحیت می شود. به عبارت دیگر چرا کارفرما برای یک پروژه بلند مدت با پیامدهای مالی باید به شما اعتماد کند در صورتی که شما نتوانستید اسناد پیشنهاد خود را به موقع ارسال نمایید.

۶. پیشنهاد قیمت فراتر از توانایی های سازمان

اگر تخصص کافی برای انجام پروژه را ندارید، پیشنهاد دادن فراتر از توانایی های سازمان می تواند هزینه های زمانی و مالی زیادی را برای شما ایجاد کند. پذیرفتن قراردادهای بزرگ ممکن است وسوسه برانگیر باشد اما قبل از هر چیزی از موارد زیر اطمینان حاصل کنید:

آیا از نیروی انسانی کافی و با تجربه برخوردار هستید؟
آیا دانش و تجربه لازم را دارید؟
آیا می توانید پروژه جدید را در چارچوب برنامه فعلی خود جای دهید؟

در صورت عدم رعایت استانداردها، با عواقب قانونی سنگینی روبرو خواهید شد از این رو بررسی دقیق توانایی ها امری ضروری محسوب می شود.

۷. عدم توجه به اصلاحیه ها

اگر در مناقصه ای شرکت کردید باید به صورت منظم پورتال رسمی مناقصه را زیر نظر داشته باشید. پیشنهاد شما باید مطابق با “RFP” و آخرین اصلاحیه ها تنظیم شود. ارائه پیشنهاد بر اساس اسناد مناقصه قدیمی و بدون در نظر گرفتن اصلاحیه ها می تواند منجر به رد پیشنهاد و شکست شما در مناقصه شود.

۸. عدم مدیریت ریسک

پیشبینی شرایط آب و هوایی در پروژه های ساخت و ساز، احتمال اختلال در زنجیره تامین، تغییرات احتمالی در میزان بودجه، استانداردهای محیط زیستی، تاخیرهای غیر منتظره، مشکلات نرم افزاری و …. بخشی از مواردی است که در مدیریت ریسک باید آن ها را در نظر بگیرید. سازمان هایی که هنگام تدوین پیشنهاد مدیریت ریسک را در نظر نمی گیرند اغلب غیر واقعی هستند و منجر به ضررهای مالی، تاخیر در پروژه و در نهایت شکست می شوند.

۹. عدم ارزیابی محدوده مناقصه

ارائه پیشنهاد بدون بازدید از محل پروژه و یا درک شرایط واقعی کار منجر به هزینه یابی ضعیف، بروز اختلاف و زیان در پروژه می شود. وضوح در تعریف محدوده کار، اختلافات احتمالی در مورد مسئولیت ها را کاهش می دهد و درک روشنی از پروژه و مسئولیت ها به طرفین می دهد. در برخی از پروژه ها دسترسی محدود یا موقعیت مکانی منجر به هزینه های بالاتر برای حمل و نقل، تجهیزات و پرسنل می شود. بی اطلاعی از این محدودیت ها باعث افزایش هزینه ها و کاهش سود شما می شود. یکی از شایع ترین دلایل از دست دادن پیشنهادهای ساختمانی، عدم درک درست محدوده کار می باشد.

۱۰. عدم بهره مندی از مشاوره و تخصص

گاهی اوقات سازمان ها به موضوع پروژه نزدیک هستند اما تخصص کافی در زمینه ارائه پیشنهاد و ارائه پاسخ های قانع کننده ندارند؛ این امر احتمال بروز خطاهای جدی را بالا می برد که باعث رد شدن پیشنهاد می شود و در صورت برنده شدن زیان مالی و حقوقی برای سازمان به همراه دارد. برداشت اشتباه از اسناد مناقصه، برآورد نادرست هزینه ها، نقص مدارک، عدم رعایت جزئیات حقوقی و … برخی از رایج ترین اشتباهات در فرایند ارائه پیشنهاد توسط سازمان هاست که در صورت عدم استفاده از مشاوره و تخصص مرتکب آن می شوند. از این رو پیشنهاد می شود برای مناقصات با ارزش بالا با یک متخصص یا مشاور جهت تدوین پیشنهاد همکاری کنید.

۱۱. عدم استفاده از فناوری

ابزار، تجهیزات و استفاده از فناوری های نوین در موفقیت یک پروژه از اهمیت بسیاری برخوردار می باشد. هنگام ارائه پیشنهاد در رابطه با جدیدترین پیشرفت های صنعت و فناوری در حوزه کاری خود مطالعه داشته باشید تا بتوانید از مزایای آن در ارائه پیشنهاد بهره مند شوید. استفاده از فناوری های دیجیتال متناسب با اهداف پروژه می تواند در شانس موفقیت شما موثر واقع شود.

۱۲. تخمین اشتباه هزینه ها و فقدان تحلیل رقابتی

گاهی سازمان ها برای افزایش شانس برنده شدن در یک پروژه، قیمت پیشنهادی یا مدت زمان اجرای پروژه را بیش از حد کاهش می دهند. این امر ممکن است نتایج فرضیات نادرستی باشد که در آینده بتوان اختلاف قیمت را جبران کرد؛ به عنوان مثال نادیده گرفتن هزینه های بیمه، مجوز، هزینه های اداری، نوسانات قیمت و … ممکن است موجب کاهش قیمت پیشنهادی شود اما این رویکرد حاشیه سود سازمان را کاهش می دهد، سازمان دچار زیان های مالی سنگین می شود، از ریسک بسیار بالایی برخوردار می باشد که بی اعتمادی کارفرما را نیز به همراه دارد.

همچنین سازمان ها به دلیل فقدان تحلیل رقابتی و نداشتن دید کلی نسبت به قیمت گذاری و استراتژی رقبا، پیشنهادهایی غیر رقابتی (کمتر یا بیشتر از بازار) ارائه می دهند که در نهایت به دلیل قیمت غیر قابل قبول حذف می شوند و اعتبار سازمان نیز خدشه دار می شود.

نتیجه‌ گیری

موفقیت در مناقصه تنها در ارائه بهترین قیمت خلاصه نمی شود بلکه نیازمند دقت، پایبندی به جزئیات، زمان و برنامه ریزی است. هنگام ارائه پیشنهاد اجتناب از اشتباهات رایج نه تنها در هزینه و زمان شما صرفه جویی می کند بلکه موجب تقویت اعتبار شما نیز می شود. توجه به الزامات مناقصه و تدوین پیشنهاد متناسب با آن شانس موفقیت سازمان شما را به طرز چشم گیری افزایش می دهد. هرچند اجتناب از اشتباهات به تنهایی برنده شدن شما در مناقصه را تضمین نمی کند اما مسیر رسیدن به قراردادهای دیگر را برای شما هموار می سازد.

با استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات می توانید فرایند مناقصات و مزایدات خود را به صورت الکترونیکی از مرحله ثبت درخواست اولیه تا دریافت پاکات و تعیین برنده برگزار کنید. این نرم افزار با ارائه پورتال مختص تامین کنندگان ابزاری بسیار مناسب جهت سهولت کار کارفرما و تامین کنندگان محسوب می شود. نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات درگاه با نگرشی متفاوت جهت برگزاری مناقصات و مزایدات سازمان شما توسط متخصصین با تجربه اندیشه پرداز طراحی گردیده که در تهسیل و تسریع مراحل انجام مناقصات شما را همراهی می کند.

ما را در اینستاگرام دنبال کنید.