پنج روند مدیریت تدارکات در سال ۲۰۲۳

در سال ۲۰۲۳ ، تیم های تدارکات روی دیجیتالیزه کردن، دوام و پایداری محیط زیستی، منبع یابی راهبردی، ارتباط با تامین کنندگان و مدیریت ریسک تامین کننده تمرکز خواهند کرد. این حوزه های جدید به مدیران تدارکات کمک می کند تا پول بیشتری صرفه جویی کنند، تاثیرات محیطی را کاهش دهند و وجه کسب و کار خود را بهبود ببخشند.
می خواهیم در این مقاله پنج روند مدیریتی تدارکات در سال ۲۰۲۳ که هر روز اهمیت بیشتری پیدا می کنند را مورد بررسی قرار دهیم. توضیح می دهیم که این روندها چطور نقش تدارکات را تغییر می دهند و فناوری هایی مانند نرم افزارهای امور قرارداد و نرم افزار تامین کنندگان چگونه می تواند میزان و کیفیت معاملات سازمان را بهبود ببخشد.

۱- ظهور تدارکات دیجیتال

از آنجایی که کسب ‌و کارهای بیشتر و بیشتری فعالیت‌های خود را به دنیای دیجیتال منتقل می‌کنند، بخش تدارکات نیز به سرمایه گذاری مورد نیاز برای عملکرد در بالاترین سطح رو آورده است.
پلتفرم های دیجیتالی تدارکات، فرایند تدارکات را با خودکار سازی بسیاری از فعالیت های دستی خسته کننده مربوط به منبع یابی و خرید کالا و خدمات آسان می کنند. اینکار نه تنها در زمان صرفه جویی می کند، همچنین ریسک خطاهای دستی را کاهش می دهد و به تیم تدارکات کمک می کند تا روی وظایف و تکالیف مهم تر و راهبردی تر تمرکز کنند.

وظایفی مانند انتخاب تامین کننده را می شود دیجیتال کرد. انتخاب دیجیتال تامین کننده با استفاده از فناوری هایی مانند نرم افزار امور قراردادها یا نرم افزار تامین کنندگان اشاره دارد. با استفاده از این نرم افزارها فرایند انتخاب تامین کنندگان جدید را آنلاین و دیجیتال کنید. با دیجیتال کردن این فرایند، می توانید از فرم های آنلاین، امضای الکترونیکی و سیستم گردش کاری خودکار استفاده کنید.
بر عکس در انتخاب دستی فروشنده به اسناد کاغذی، صفحات اکسل و ایمیل هایی برای ارتباط و هماهنگی احتیاج داریم. راه های دستی ناکارآمد بوده و معمولاً داده های متفاوتی از منابع به دست شما خواهد رسید.

۲- مدیریت تامین کننده و فروشنده تمرکز خود را روی پایداری محیط زیستی خواهد گذاشت

پایداری محیط زیستی در حال تبدیل شدن به یک فاکتور مهم برای مشاغل است و این در فرآیند تدارکات منعکس می شود. شرکت‌ها شروع به اولویت‌بندی تامین‌کنندگانی کرده‌اند که تجربه ی دوام و پایداری محیط زیستی خوبی در کار خود دارند، و همچنین به دنبال راه‌هایی برای کاهش اثرات زیست ‌محیطی خود از طریق فرآیندهای تدارکات خود هستند.
این به معنای استفاده بیشتر از مواد دوستدار محیط زیست، منبع یابی محلی کالاها و خدمات یا استفاده از تامین کنندگانی است که از انرژی های تجدید پذیر استفاده می کنند.

یکی از روش های مهمی که پایداری می تواند روی کسب و کار شما تاثیر بگذارد، هزینه کالاها و خدمات است. با تغییر در روش تولید محصول می توانید در طولانی مدت در هزینه های خود صرفه جویی قابل توجه کنید. برای مثال، برند نایک هزینه نیروی کار را تا ۵۰ درصد و هزینه مواد خام را تا ۲۰ درصد کاهش داد که منجر به ۰.۲۵ درصد حاشیه سود برای بعضی محصولات شد.
پایداری همچنین سبب بهتر شدن وجهه سازمان شما می شود. مشتریان و سرمایه گذاران به شکل فزاینده ای به سازمان های دوست دار محیط زیست علاقمند می شوند و یک استراتژی محیط زیستی پایدار باعث می شود که در بازار به دلایل درستی متمایز شوید.
با اولویت بندی به پایداری در فرایند تدارکات، شرکت ها می توانند وجهه خود را بهبود بخشیده و مشتری ها و سرمایه گذاران بیشتری پیدا کنند.

۳- از منبع یابی تبادلی تا منبع یابی استراتژیک

با ظهور تدارکات دیجیتال و راهکارهای مدیریت قرارداد در طول سالهای گذشته، سازمان های زیادی به استفاده از این فناوری ها روی آورده اند.
با پیاده سازی این راهکارها، بازگشت سرمایه قابل توجهی از حذف کارهای بی ارزش بدست می آید و تیم های تدارکاتی می توانند بر کارهای با ارزش مانند منبع یابی استراتژیک تمرکز کنند. منبع یابی استراتژیک به معنای تحلیل دقیق نیازهای تدارکاتی سازمان و شناسایی مقرون به صرفه ترین و بهترین منابع برای تامین کالا و خدمات است.
مدیران تدارکات بیشتر درگیر منبع یابی استراتژیک خواهند شد و فعالیت هایی از قبیل انتخاب منبع، قراردادنویسی و مدیریت ریسک از طریق این فناوری ها بهینه خواهد شد.

۴- شراکت با منابع و تامین کنندگان

ساختن ارتباط قوی با تامین کنندگان در طولانی مدت برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی است. مدیریت ارتباط با تامین کننده نه تنها به شما کمک می کند که عرضه ثابت کالا و خدمات را تضمین کنید. ارتباط خوب با تامین کننده به شما این امکان را می دهد که برای شناسایی فرصت ها و نوآوری ها، صرفه جویی در هزینه کالا و خدمات، بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود همکاری نزدیک داشته باشید.
با تقویت فرهنگ ارتباط با تامین کنندگان می توانید مزیت های رقابتی زیر را تضمین کنید:
• قیمت تمام شده کمتر در مالکیت
• خدمات و کالاهای جدید قبل از آنکه به مشتریان یا رقیبانتان ارائه شوند، به شما پیشنهاد می شوند.
• همکاری بیشتر می تواند باعث کاهش احتمال ظهور ریسک شود

شراکت با همه شرکت کنندگان غیر ممکن است. بهتر است اینکار را فقط برای راهبردی ترین منابع خود انجام دهید، منابعی که اهمیت حیاتی برای کسب و کار شما دارند.
اینها تامین کنندگانی هستند که باید زمان زیادی با آنها صرف کنید. حصول اطمینان از اینکه راهی برای تقسیم‌بندی فروشندگان در فرآیند ورود به سیستم خود دارید، راهی ساده برای اطمینان از مهمترین تعاملات خود است.
در نرم افزار مدیریت قراردادها می توانید وندور لیستی از بهترین تامین کنندگان خود ایجاد کنید و با آنها تعامل داشته باشید. نیاز به گفتن نیست که شما می توانید از این لیست استفاده کنید و سوالات دقیقی را با تامین کنندگان خود در میان بگذارید.

۵- اولویت بندی مدیریت ریسک تامین کننده

مدیریت ریسک تامین کننده در سال ۲۰۲۳ جز اولویت سازمان هاست، چرا که اینکار از سازمان در برابر خطرهایی از جمله خطرهای زیر حفاظت می کند.
• ورشکستگی فروشنده در طول چرخه عمر قرارداد
• حمله سایبری
• نقص های کالا
• نشت اطلاعات
• عملکرد ضعیف
با بکارگیری راهبردی قوی در مدیریت ریسک تامین کننده، می توانید ریسک های تامین کننده را شناسایی کنید و استراتژی هایی برای کاهش یا مدیریت این خطرات داشته باشید.
ریسک تامین کننده را با راهکارهای زیر کاهش دهید
• ارزیابی دقیق تامین کنندگان جدید
• بکارگیری مفاد قراردادی که از سازمان محافظت می کند
• نظارت بر وضعیت مالی و سلامت اطلاعاتی تامین کننده در طول همکاری
• پیگیری اجرای تعهدات فروشنده

نتیجه گیری

همانطور که دیدیم تمرکز تیم تدارکات به سمت تدارکات دیجیتال، پایداری محیط زیستی، منبع یابی استراتژیک، ارتباط با تامین کننده و مدیریت ریسک تامین کننده می رود. با تمرکز روی این رویکردها تیم های تدارکات قصد دارند مسائلی که همیشه با آن دست و پنجه نرم می کردند را به راحتی حل کنند.
• نتیجه گیری بیشتر با کار کمتر
• بیشتر شدن شفافیت با وندور و قراردادها
• اطلاع از ریسک های پروژه
اگر سازمان شما هم همین مشکلات را دارد، بکارگیری پلتفرمی برای قراردادها و مدیریت چرخه عمر تامین کننده به شما کمک می کند تا از رقبای خود پیشی بگیرید. اگر قابلیت دسترسی به اطلاعات وندورها بیشتر باشد، کنترل بیشتری روی فرایندهای تدارکات خواهید داشت.
برای دریافت نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات کافیست تا فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت برای هماهنگی جلسه دمو با شما تماس بگیرند.

منبع: گیت کیپر