وظایف مدیر واحد خرید و تدارکات
مراحلی یا فرایندهایی که سازمان شما آن را طی می کند تا محصولات یا خدماتی را از یک منبع خارج از سازمان خریداری کند را تدارکات می گویند. اندازه واحد تدارکات و شکل استفاده از آن در سازمان های مختلف بسته به مقیاس سازمان متفاوت است. معمولا اما شرکت های بسیاری برای انجام کارهای تجاری خود به خرید کالا یا درخواست خدمات نیازمندند. مدیر تدارکات نقش مهمی در تامین کالا و خدمات ایفا می کند، در این مقاله به وظایف مدیر تدارکات می پردازیم.
مدیر تدارکات چه می کند؟
مدیر تدارکات مسئول اصلی خرید کالا و خدمات سازمان است. او باید قیمت ها را با هم مقایسه کرده و از کیفیت کالاها مطمئن شود. مدیر تدارکات با تامین کنندگان خارجی ارتباط می گیرد، راه های متفاوت تامین کالا یا خدمت مورد نظر را بررسی می کند، نوسان قیمت ها را در نظر می گیرد و سعی می کند بهترین کیفیت کالا و خدمات را با بهترین قیمت برای سازمان فراهم کند.
کارکنان بخش تدارکات نیز، مدیر تدارکات را در این امر یاری می کنند. واگذاری مسئولیت به این کارکنان نیز برعهده مدیر تدارکات است. در حقیقت وظیفه اصلی مدیر نظارت بر روال خرید و مدیریت آن است. مدیر تدارکات باید مهارت های مذاکره با تامین کنندگان را داشته باشد و بتواند محصولات یا خدماتی را خریداری کند که با بودجه سازمان هماهنگ باشد.
شرح وظایف مدیر تدارکات چیست؟
- پیاده سازی روندهای خرید در شرکت و نظارت بر هر کدام از این روندها
- برآورد میزان هزینه ها برای خرید کالا
- مذاکره با تامین کننده و پیمانکار و عقد قرارداد
- نظارت بر فعالیت های تامین کنندگان و پیمانکاران و حصول اطمینان از شرایط و ضوابط قرارداد
- انجام هماهنگی در مورد برگزاری مناقصه خرید
- به روز رسانی لیست تامین کنندگان با صلاحیت
- ارزیابی عملکرد تامین کننده با همکاری با واحد مرتبط با کالا و خدمات درخواستی
- شناسایی ریسک ها و فرصت های مربوط به خرید
- نظارت بر ورق های خرید و فاکتورهای تامین کنندگان
اصولا سازمان هایی که نیاز مداوم به خرید کالا و تامین درخواست دارند، مدیر تدارکات دارند. مدیر تدارکات یک کار تمام وقت است و با بخش های مختلف تجاری و صنعتی در ارتباط نزدیک می باشد. نیاز به تعامل درست و حفظ ارتباط طولانی مدت با تامین کنندگان خوب، مهارت مذاکره مدیر تدارکات را پر رنگ می کند. همکاری با بخش تدارکات و کارمندان ارشد مدیریت و بخش حسابداری نیز جز وظایف همیشگی مدیر تدارکات است.
همچنین مدیر تدارکات باید از مهارت های مالی از جمله هزینه های خرید و بودجه اداره و تفسیر صورت های مالی برخوردار باشد. با تحلیل قیمت ها، کیفیت کالا، شرایط تحویل و خدمات پس از فروش تامین کننده را ارزیابی کند. اعضای تیم تدارکات را برای هر چه بهتر نشان دادن مراحل خرید هدایت کند.
بخش خرید و تدارکات مخصوصا در سازمان های بزرگ یکی از بخش های مهم و حیاتی است. به چند دلیل، اول اینکه نیازهای سازمان در خرید کالا و خدمات باید بسرعت برطرف شود. دوم اینکه از آنجایی که سازمان های بزرگ حجم زیادی خرید و مناقصه را در سال برگزار می کنند، خرید با صرفه و قراردادهای سودبخش اهمیت بسیار زیادی دارد. همچنین حفظ ارتباط حرفه ای و مثبت با تامین کنندگان سازمان را در تنگناهای اقتصادی یا شرایطی که خرید اقلام بسیار ضروری است از وظایف مدیر تدارکات است.
نرم افزار مدیریت معاملات و برگزاری مناقصات یکی از بهترین نرم افزار خرید و تدارکات بوده که از طریق آن می توانید درخواست خرید ایجاد کنید، تامین کننده ها را بررسی کنید، استعلام قیمت بگیرید، فرایند خرید را بصورت آنلاین و بدون نیاز به تامین کننده طی کنید، با بهترین پیشنهاد دهنده قرارداد ببندید و بر فعالیت تامین کننده نظارت کنید.
برای درخواست دموی حضوری و آنلاین نرم افزار قراردادها کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.
بدون دیدگاه