مدیریت چرخه حیات قراردادها چیست؟

تقریبا هر شرکت یا سازمانی که بطور منظم با قراردادها سروکار دارد، با مفهوم مدیریت چرخه حیات قراردادها (Contract Lifecycle Management) آشنایی دارد.

اهمیت و نقش اساسی مدیریت چرخه عمر قرارداد(CLM) در هر سازمانی که از توافق های حقوقی استفاده می نماید غیر قابل کتمان است.
به طور خاص، CLM برای ردیابی و مدیریت هر مرحله از قرارداد نظیر عملکرد، انطباق و سایر عوامل موفقیت  (از اجرا گرفته تا تمدید و یا انقضا) استفاده می گردد. فرآیند مدیریت از زمان پیشنهاد یک قرارداد شروع خواهد شد و در طول تحویل کالای وعده داده شده، یا خدمت و تمدید قرارداد ادامه خواهد داشت.

در واقع مدیریت چرخه حیات قرارداد به سازمانها كمك می کند تا خطرات احتمالی قراردادها را به حداقل برسانند ، از رعایت مقررات اطمینان یابند و از ابتدا تا انتهای اجرای قرارداد را سازماندهی نمایند. مدیریت چرخه کارآمد پیمانکاری مؤثر به صرفه جویی در هزینه و زمان برای هر سازمان کمک شایانی خواهد کرد.

این روزها نرم افزارهای مختلفی در زمینه مدیریت قرارداد وجود دارد و مطمئناً استفاده از یک فرایند مدیریت قرارداد برای همه شرکت ها و یا سازمان ها موثر نخواهد بود . با این حال، به جرئت می توان نرم افزار راهکار یکپارچه درگاه را نماینده کارآمدترین راه حل نرم افزاری برای اکثر نیازهای مدیریت چرخه عمر قرارداد دانست که می تواند به سازمان ها در بهینه سازی این فرایند مهم کمک نماید

مدیریت چرخه عمر قرارداد: یک ضرورت تجارت مدرن

مشتریان ، همکاران تجاری و مقامات قانونی انتظار دارند سازمانها برای مدیریت قرارداد خود کوشا و پاسخگو باشند و ارگان های بزرگ توقع استانداردهاب بالاتری در فرایند تنظیم قرارداد دارند، حتی کوچکترین اشتباهات در مدیریت چرخه حیات قرارداد می تواند منجر به آسیب دیدن شهرت کسب و کار یا سازمان گردد

مدیریت چرخه عمر قرارداد چگونه کار می کند؟

به منظور درک مهمترین جنبه های مدیریت چرخه عمر قرارداد، در قدم اول آشنایی با چرخه عمر معمولی یک قرارداد و نحوه اجرای فرایند کنترل امور قرارداد در سازمان های دیگر می تواند مفید باشد.

درخواست، تأیید، مذاکره و تصویب

اولین قدم در چرخه عمر قرارداد درخواست قرارداد است. در این مرحله پیش نویس توافق نامه پیمانکار نوشته شده است. با این حال ، مهم است که درک کنیم که بیشتر قراردادها توافق دو طرف معامله را جلب نمی کنند و به امضا نخواهند رسید و برای دستیابی به توافق، به انجام تغییرات اساسی توسط همه طرف های درگیر نیازمند است

سپس فرآیند مذاکره از زمانی آغاز می شود که قرارداد برای اولین بار تهیه و برای بررسی همه طرف های درگیر در دسترس قرارگیرد. اغلب اوقات ، مرحله مذاکره یکی از طولانی ترین و چالش برانگیزترین چرخه عمر قرارداد محسوب می شود. طولانی شدن این امر به تعداد طرفین درگیر برای دستیابی توافق بستگی خواهد داشت.

ذخیره سازی و ساماندهی

وجه مهم دیگر مدیریت چرخه عمر قراردادها، ذخیره سازی و ساماندهی قراردادها است. در واقع ، می توانید تا آنجا پیش بروید که بگویید موفقیت یا عدم موفقیت CLM به سازمان وابسته است. این مرحله از فرایند شامل اطمینان از صحت قرارداد، سازماندهی و تنظیم قراردادها می باشد بدین ترتیب در صورت لزوم به راحتی می توان به اطلاعات قرارداد مورد نظر دست یافت.

پیگیری و گزارش

گام مهم دیگر در مدیریت چرخه عمر قراردادها ،ردیابی و گزارش گیری است. ردیابی و گزراش گیری نادرست ریسک زیادی به همراه دارد، به همین دلیل سازمان ها و شرکت ها می بایست روی پالایش این مرحله و اطمینان از انطباق اطلاعات و داده های خود تمرکز کنند تا هیچ چیز از قلم نیفتد. این کار امکان نظارت دقیق بر روی اقدامات کاربر را فراهم کرده و راهی آسان برای پیگیری اشتباهات یا اسناد از دست رفته برای انجام اصلاحات را در اختیار سازمان ها قرار می دهد.

CLM موفق شامل نظارت دقیق قراردادها برای تاریخ های عطف، انطباق و سایر پارامترهای مهم دیگر است. اینجاست که داشتن نرم افزار مدیریت قرارداد در محل می تواند مفید باشد. این نرم افزار می تواند به بهبود انطباق قرارداد کمک کند و بدین ترتیب اطمینان حاصل نمایید که هرگز موارد مهم را فراموش نخواهید کرد.

یک برنامه مدیریت قرارداد می تواند شما را متوجه مسائل احتمالی و سطح خطر قرار دهد. برچسب زدن و استفاده از بند و یادداشت برداری مشترک ، روشی عالی برای پیشبینی مشکلات قبل از پرداخت هر گونه هزینه، وقت و منابع می باشد

عملکرد و مذاکره مجدد

قراردادها می توانند کم عملکرد یا منسوخ شوند ، به همین دلیل مهم است که عملکرد یک قرارداد در طول زمان مورد تحلیل قرار گیرد. اجرای گزارشهای سفارشی شده در مورد قراردادها بر اساس معیارهای خاص ، بخش مهمی از هر فرآیند CLM است. به عنوان مثال ، امکان تهیه گزارش های قرارداد بر اساس نرخ کمیسیون ، قلمرو تجارت یا حتی مدت زمان تمدید می تواند به شما و سازمان شما کمک کند تا از چگونگی عملکرد قراردادهای خود مطلع شوید بدین ترتیب تیم شما قادر به گرفتن تصمیمات آگاهانه تری خواهد بود.

فرآیند مدیریت چرخه عمر قرارداد کارآمد به سازمان ها این امکان را خواهد داد که تیم های ذیصلاح، مدیریتی و حقوقی بتوانند به طور مرتب مخاطبین را برای رعایت و عملکرد بررسی کنند. قراردادهایی که عملکرد کمتری دارند می توانند خاتمه یابند، یا برای توافق مطلوب تر دوباره مذاکره شکل بگیرد.

یادداشت امنیتی

قراردادها غالباً حاوی اطلاعات حساس هستند، به همین دلیل است که باید تصمیم بگیرید که چگونه و کجا می توانید قراردادهای خود را ذخیره و ساماندهی کنید که نگرانی های امنیتی شما را در اولویت قرار دهد. داده های شما در هر حالتی باید امکان رمزگذاری داشته باشند تا کاربری که دارای دسترسی نیست، امکان دستیابی به داده ها نداشته باشد.

احراز هویت دو عاملی یکی دیگر از ویژگیهای مهم امنیتی است که باید هنگام انتخاب راه حل مدیریت قرارداد برای سازمان خود به دنبال آن باشید. این کار نه تنها به نام کاربری و رمز ورود نیاز دارد ، بلکه به یک اقدام امنیتی اضافی نیز نیاز دارد. به طور معمول ، این شامل نیاز به وارد کردن یک کد ورود به سیستم یک بار ارسال شده به دستگاه تلفن همراه شما است. سایر ویژگیهای ایمنی بالقوه که باید به دنبال آن باشید:

• گزینه های غیرفعال کردن چاپ
• گزارشهای حسابرسی (برای ردیابی افرادی که به اسناد دسترسی داشته یا ویرایش شده اند)
• مدیریت مجوزها برای محدود کردن دسترسی

امنیت یکی از نگرانی های اصلی سازمان هاست که از مراحل اولیه ی پیش نویس یک سند تا مدت ها پس از امضای آن می بایست به آن توجه شود بدون داشتن ویژگی های ایمنی مناسب در نرم افزار مدیریت قرارداد ، نقض امنیت می تواند باعث ایجاد مشکلات قانونی مهمی برای سازمان شما شود

نرم افزار مدیریت قراردادهای اندیشه پرداز چرخه کاری قرارداد را خودکار می کند. با خودکار شدن مدیریت قرارداد توسط این نرم افزار می توانید انواع درخواست ها و تمامی اطلاعات قرارداد را در سیستم ثبت کنید، مراحل پیشرفت قرارداد را پیگیری کنید، گزارش گیری کنید، با دیگر همکاران و شرکای معامله هماهنگ شوید و بهره وری کاری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید. اندیشه پرداز با ارائه دموی رایگان حضوری یا آنلاین امکانات فوق العاده این نرم افزار را به شما ارائه خواهد کرد.