یک راه حل عالی برای ساده سازی روند بررسی قراردادها
آیا روند بررسی قراردادها در سازمان شما با سرعت و دقت کافی انجام نمی گیرد؟ بررسی قرارداد شامل خواندن خط به خط مفاد قرارداد می شود. مشاوران حقوقی باید عبارات قرارداد را از نظر قانونی بررسی و تصحیح کنند، مدیران پروژه باید اطلاعات کلیدی را چک کرده و آنها را برای سهام داران بفرستند. سهام داران باید اطلاعات قرارداد را بررسی کنند و در مورد قرارداد تصمیم گیری کنند.
احتمالا در جریان مشکلات بررسی دستی قرارداد هستید، مشکلاتی مثل :
– دشواری پیدا کردن اسناد و اطلاعات مورد نیاز
– عقب افتادن کار بخاطر سرعت گیرهایی مانند حجم کار زیاد تیم حقوقی
– کامل نشدن داده های الزامی برای بررسی قرارداد
– قراردادهایی که با عبارات مبهم امضا می شوند و کامل بررسی نمی شوند
برای بالا بردن همکاری، مقداری از حجم کار را به ذینفعان قرارداد واگذار کنید.
اگر اطلاعات درست در ابتدای کار به سهام داران داده نشود، درخواست بررسی اولیه قرارداد می توان چندین بار بین آنها دست به دست شود. اگر داده های کافی و مکمل در این درخواست ها وجود نداشته باشند، نیروی انسانی باید وقت زیادی را صرف جستجو و بروزرسانی اطلاعات قرارداد کند. در این صورت توجه تیم حقوقی از وظایف باارزش و راهبردی که باید روی آنها متمرکز شود، منحرف شده و وقت آنها هم تلف می شود.
مدیریت قرارداد مسئولیتی به گستره ی سازمان است. وقتی سهامداران و مالکان قرارداد سهم بیشتری در بررسی قراردادها داشته باشد، طبیعتا فرایند با آسانی بیشتری پیش می رود.
ساده سازی روند بررسی قراردادها با نرم افزار مدیریت قرارداد
وقتی با حجم کاری زیاد روبرو هستیم، فرایند های دستی نه تنها مانع بررسی قراردادها می شوند، بلکه میزان خطر عدم بررسی کامل پرونده پیمانکار را بیشتر می کنند. در دراز مدت این رویکرد به کار بیزینس شما نخواهد آمد و به دنبال گزینه های جدید خواهید بود.
بیایید نیم نگاهی به نرم افزار مدیریت قرارداد داشته باشیم، تا ببینیم برای حل گره های بالا چه راه حل هایی را پیشنهاد داده است.
۱- از گزینه های موجود در نرم افزار مدیریت قراردادها برای بررسی سریعتر قرار داد استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت قرارداد شرکت اندیشه پرداز به شما کمک می کند تا از انواع ضمانت نامه، گواهینامه، رتبه شرکت و … به صورت خودکار استعلام بگیرید و پرونده ای با اطلاعات درست از شرکتی که قصد همکاری با آن دارید به سرعت به دست بیاورید. این نرم افزار با ارسال خودکار تاریخ های مهم به اعضای کلیدی، سرعت بررسی قرارداد را بیشتر می کند.
۲- گردش کار شرکت را خودکار کنید و قابلیت مشاهده روند بررسی قرارداد را افزایش دهید
بررسی قراردادها به شکل دستی، امکان ریسک و تاخیر در بررسی قرارداد را به میزان قابل توجهی بالا می رود. نرم افزار مدیریت قراردادها امکان مشاهده اطلاعات را براساس سطح دسترسی در اختیار سهامداران، مدیران و اعضای تیم قرار می دهد، در این صورت هر فردی می داند که چطور زمان خود را اولویت بندی کند تا زمان معلق ماندن کار به حداقل برسد. همه گروه های بالا می دانند که باید تمرکز خود را روی چه چیزی بگذارند، مهلت بررسی قرارداد تا چه زمانی است و چه قراردادهایی باید بررسی شوند.
هر مرحله از بررسی و بازبینی قرارداد به شکل خودکار به فرد مسئول واگذار می شود و این فرایند بررسی قرارداد را سرعت می بخشد. حتی وقتی چندین سهام دار وجود دارند، تیم های متفاوت را می توان در گردش کار قرارداد تعریف کرد. تصویب های موازی مفاد قرارداد، راه دیگری برای بیشتر کردن بهره وری و ساده کردن فرایند و سرعت بخشیدن به فرایند بررسی قرارداد است.
۳- با اختصاص دادن یک اکانت اختصاصی به کاربران، امکان ثبت هر نوع درخواست را برای آنها ایجاد کنید.
به دست گرفتن کنترل مدیریت قرارداد، بدون متمرکز سازی اطلاعات کار سختی است. متمرکز سازی به همه این امکان را می دهد که تا در مورد شروع کارشان اتفاق نظر داشته باشند، هم چنین قابلیت مشاهده بیشتر می شود و پرونده های دقیق و بروزی ایجاد می شود.
وقتی افراد از فرم های پیش نویس استفاده می کنند، رسیدگی به درخواست قراردادهای جدید به میزان قابل توجهی بهبود پیدا می کند. این فرم ها می توانند تعیین کنند که چه اطلاعاتی قبل از آنکه قرارداد به نقطه بررسی برسد، الزامی است. اگر این پروسه را به صورت دستی پیش ببریم، اغلب این اتفاق می افتد که اطلاعات و سندهای اجباری به دست کارفرما نمی رسد و بررسی قرارداد کند و بدون هماهنگی پیش می رود.
تاریخچه کلیه فعالیت های مربوط به قرارداد در طول فرایند بررسی از درخواست تا تایید ثبت شده و به امضا می رسد. در این صورت اگر اطلاعات در مراحل بعدی مورد نیاز باشند، امکان حسابرسی دقیق پرونده موجود است.
نرم افزار امور قراردادها ی درگاه به تمامی بخش های سازمان شما کمک می کند تا فرایند های مدیریت قرارداد را بهینه سازی کنند.
همکاری نزدیک با کارمندان، سهام داران و مشتریان باعث می شود که حجم کاری همه کمتر شود، بین دپارتمان ها و شرکت های مختلف هماهنگی بیشتر شود، ما می دانیم که متمرکز سازی و اتوماسیون و همکاری در ساده کردن هر فرایند کلیدی است.
ساده سازی روند بررسی قرارداد برای همه افرادی که در این پروسه شریکند، سودمند است. اگر آماده اید تا سرعت بررسی قرارداد را بیشتر کنید، با اولویت بندی کارها، زمان را به صورت بهینه استفاده کنید، برای درون سازمان و تیم حقوقی زمان بیشتری بخرید، فرم درخواست دمو رایگان ما را همین امروز پر کنید.
بدون دیدگاه