خرید کالا و تدارکات در سازمان های بزرگ دولتی و غیردولتی

سازمان های بزرگ دولتی و غیر دولتی همواره نیازمند به خرید کالا و خدمات برای خود و واحد های زیر مجموعه خود هستند، آنها این نیاز را از طریق شرکت های تامین کننده و پیمانکاران برطرف می کنند. فرایند خرید کالا و تدارکات در سازمان های بزرگ با توجه به تخصصی بودن و تنوع کالا و خدمات مورد نیاز این سازمان ها کمی پیچیده تر و متفاوت تر از سازمان های کوچک و متوسط است. آگاهی از فرایندهای خرید در این نوع سازمان ها به کسب دانش و تجربه بستگی دارد. در این مقاله خلاصه ای از فرایند خرید در این سازمان ها را مورد بررسی قرار می دهیم.

روش های خرید و تدارکات در شرکت های دولتی و غیردولتی بزرگ

در یک سازمان بزرگ برای اینکه کالا یا خدماتی از سوی واحد تدارک خریداری شود، درخواست خرید توسط واحد متقاضی باید ثبت شده و به واحد تدارکات تحویل داده شود. واحد تدارکات برای خرید آن کالا یا خدمات نیازمند صدور دستور از سمت مراکز هزینه سازمان و تاییدیه های مجاز است. پس از گرفتن تاییدیه و دستور خرید، باز هم بسته به اینکه سازمان شما دولتی باشد یا خیر، فرایند خرید متفاوت خواهد بود. در دستگاه های دولتی دستور االعمل های خرید متفاوت بوده و جنبه های قانونی دارد و در صورت عدم رعایت آنها عواقب قضایی برای مرتکبین خواهد داشت.

انواع روش های خرید در فرآیند خرید و تدارکات

۱- خرید نقدی
2- خرید استعلامی
3- خرید فراخوان

خرید نقدی کالا به چه صورت است؟

در روش خرید نقدی، واحد تدارکات یا یکی از کارکنان مجاز به خرید، کالا و خدمات مورد نظر را جستجو و پیدا کرده و آن را سفارش می دهد. در این روش مبلغ مورد نیاز برای خرید کالا یا خدمات نقدا توسط مامور خرید پرداخت می شود. خرید نقدی کالا به دو روش انجام می گیرد:

• در اولین روش فاکتور از طرف تامین کننده ارسال می شود و پس از پرداخت وجه فاکتور، کالا برای سازمان ارسال می شود
• در روش دوم کالا برای سازمان شما ارسال شده و پس از بررسی و کنترل کیفیت، وجه آن پرداخت می شود

خرید استعلامی کالا به چه شکل است؟

در این روش مامور خرید از تامین کنندگان و پیمانکاران ارائه دهنده کالا یا خدمت مورد نظر، تقاضای ارسال استعلام قیمت (پیش فاکتور) می کند. در این شکل خرید، مامور خرید سازمان شما با تامین کننده یا پیمانکار تماس گرفته و از آنها می خواهد اطلاعات کالا و خدمات مورد نظر خود را اعلام کنند و بهای کالای درخواستی را استعلام می کند. در این روش کارفرما یا خریدار معمولا به ۳ پیش فاکتور یا استعلام بهاء از تامین کنندگان مختلف نیاز دارد تا تصمیم گیری نهایی در مورد خرید از کدام تامین کننده را به سرانجام برساند.

خرید فراخوانی کالا چه فرآیندی دارد و چه زمانی مورد استفاده قرار می گیرد؟

خرید فراخوانی کالا را خرید مناقصه ای هم می گویند اما لزوما این دو لغت همیشه معنی یکسان ندارند. خرید فراخوانی کالا مخصوص خریدهای با ابعاد بزرگ (عموما مربوط به سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ) است. این نوع خرید به سه شکل اتفاق می افتد:
1- مناقصه ای
2- ترک تشریفات
3- انحصار
در هر سه روش بالا فراخوان انجام می گیرد، جزییات خرید کالا و خدمات در روزنامه های کثیر الانتشار منتشر می شود و از تامین کنندگان واجد شرایط دعوت صورت می پذیرد.

اسناد مثبته خرید چه اسنادی هستند؟

تمامی مدارک و اسنادی که در طول پروسه خرید کالا یا خدمات تهیه شده یا از پیمانکار و تامین کننده دریافت می شود، دارای اهمیت است. حتی اگر دست نوشته ای از مدیر سازمان دارید، بهتر است که آن را در جایی ثبت کنید، چون بعدها ممکن است مورد استفاده قرار گرفته و در تصمیماتتان تعیین کننده باشد. در نتیجه پیشنهاد می شود که همه مدراک و مستنداتی که در طول پروسه خرید یک کالا یا خدمت بدست شما می رسد را در جایی مطمئن نگهداری کنید. نرم افزار مدیریت قراردادها با امکان بایگانی و ثبت الکترونیک اسناد اینکار را برای شما بسیار آسان می کند. شما می توانید هر نوع سندی را به آسانی در سیستم ثبت کنید و با ویژگی جستجوی الکترونیکی هر زمان که به آن سند احتیاج داشتید، آن را در سامانه درگاه پیدا کنید.

حال که با سه روش خرید و تدارکات کالا یا خدمات آشنا شدید، همراه ما باشید تا فرایند خرید کالا را جزییات بیشتر دنبال کنیم

فرایند خرید کالا و تدارکات در سازمان های بزرگ دولتی و غیر دولتی به چه صورت است؟

در شرکت های بزرگ و سازمان های دولتی پس از اعلام نیاز نسبت به خرید نوعی کالا یا خدمات، درخواست خرید توسط واحد متقاضی ثبت می شود و به گردش می افتد. پس از بررسی درخواست برای تایید شدن به مدیر واحد مربوطه ارجاع داده می شود. در صورت تایید شدن درخواست، مراحل فراخوان در پرتال تامین کنندگان طی شده و درخواست مورد نظر در پورتال منتشر می شود.

پس از انتشار فراخوان خرید، مناقصه، ترک تشریفات، انحصار و …. در پورتال تامین کنندگان، تامین کنندگان و پیمانکاران می توانند مناقصه مورد نظر را مشاهده کنند و در صورت داشتن توانایی و صلاحیت، در مناقصه شرکت و ثبت نام می کند. تامین کننده از طریق پورتال فرم های ارزیابی را پر کرده و به همراه اسناد مورد نیاز برای شرکت در مناقصه برای کارفرما می فرستد. در این قسمت امکان فروش الکترونیکی اسناد مناقصه نیز در نظر گرفته شده است و کارفرما می تواند اسناد مناقصه را برای تامین کنندگان و پیمانکاران به فروش بگذارد.

کارفرما پس از دریافت اسناد از همه شرکت کنندگان در مناقصه آنها را براساس معیارهای سازمان و دستور العمل های قانونی مورد ارزیابی قرارداده و تامین کنندگان را امتیاز دهی می کند. پس از امتیاز بندی، پاکات سه شرکت کننده ای که بیشترین امتیاز را آورده اند، باز شده و پیمانکار برنده (پیمانکاری که بهترین پیشنهاد را داده است) انتخاب می شود. لازم بذکر است که در نرم افزار مدیریت معاملات و قراردادهای درگاه، فرایند ارسال و بازگشایی پاکات بصورت الکترونیکی و کاملا امن انجام می شود. پس از بازگشایی پاکات به مرحله قرارداد و ثبت و پیگیری آن می رسیم که قبلا در مورد آن صحبت کردیم.

همانطور که ملاحظه کردید فرایند خرید کالا و تامین خدمات در شرکت های بزرگ و سازمان های دولتی کمی پیچیده تر از فرایند خرید در شرکت های متوسط و معمولی است. از آنجایی که ابعاد این خریدها اغلب بزرگ بوده و نیازمند توجه و دقت بیشتری در پروسه خرید هستند، ماموران خرید باید به تمامی مراحل توجه و دقت داشته باشند تا شفافیت مالی حفظ شده و خرید با بیشترین میزان سود به انجام برسد.

نرم افزار قراردادها و معاملات درگاه، روند خرید کالا، تدارکات و خدمات از جمله فراخوان، ثبت نام، استعلام بهاء، ارسال مدارک، ارزیابی کیفی و فنی پیمانکاران، فروش اسناد مناقصه، بازگشایی پاکات و …. را کاملا مکانیزه کرده و در اختیار کاربر قرار می دهد. با استفاده از این نرم افزار خرید کالا و خدمات آسانتر و با دقت بیشتری پیش خواهد رفت. برای دریافت دموی رایگان حضوری و آنلاین این نرم افزار کافیست فرم درخواست دمو را پر کرده تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند و هماهنگی های لازم جهت جلسه دمو را انجام دهند.