ترک تشریفات مناقصه چیست؟ + نمونه فرم درخواست ترک تشریفات

ترک تشریفات مناقصه در واقع یکی از روش های انجام معامله می باشد که بدون گذراندن مراحل فرایند مناقصه انجام خواهد شد. در واقع ترک تشریفات یعنی: عدم الزام به رعایت کامل مراحل قانونی استعلام بها یا مناقصه، در شرایط خاص مانند فوریت، امنیت، انحصار، یا موارد ضروری دیگر.

این امر در شرایطی رخ می دهد که به دلایل موجهی امکان برگزاری مناقصه فراهم نباشد، لذا در قانون برگزاری مناقصات، این امکان پیش بینی شده که چنانچه بر اساس گزارش  توجیه دستگاه مناقصه گزار، به تشخیص یک هیئت 3 نفره از مقامات مسئول در ماده 28 این قانون، امکان برگزاری مناقصه وجود نداشته باشد می توان با روش های غیر رقابتی از جمله “ترک تشریفات مناقصه” و یا “عدم الزام به برگزاری مناقصه” نیز به نتیجه رسید.

موارد توجیهی امکان عدم الزام برگزاری مناقصات پیش تر در مطلب دیگری به آن پرداخته شده است که با کلیک بر آن می توانید آن را مشاهده نمایید. در این مقاله ما به جزئیات روش غیر رقابتی “ترک تشریفات مناقصه” خواهیم پرداخت. پیشنهاد می کنیم در این باره مقاله ی “تفاوت ترک تشریفات و عدم الزام به برگزاری مناقصه” را نیز مطالعه نمایید.

ترک تشریفات مناقصه چیست و چرا انجام می شود؟

ترک تشریفات مناقصه روشی است غیر رقابتی جهت تامین نیازهای سازمان در شرایط خاص، که برگزاری فرآیند تشریفات مناقصه به صلاح نباشد و منجر به از بین رفتن منافع سازمان شود. در این روش کارفرما به دلیل حذف تشریفات مناقصه و آغاز سریع عملیات اجرایی در پروژه و جلوگیری از دست رفتن زمان در مدت اجرای فرآیند مناقصه، با پیمانکاری که شناخت کامل از او وجود دارد، قرارداد منعقد می‌کند.

وضعیت ترک تشریفات در معاملات کوچک، متوسط و بزرگ

مستندات قانونی ترک تشریفات:

ماده ۳ قانون برگزاری مناقصات:
در مواردی که فوریت، انحصار یا امنیت ملی اقتضا کند، با تصویب مقام مجاز و رعایت مقررات، ترک تشریفات مجاز است.

آیین‌نامه معاملات دولتی:
در معاملات کوچک و متوسط، دستگاه اجرایی می‌تواند در صورت ضرورت فوری، با اخذ تأیید مقام مجاز از برخی تشریفات صرف‌نظر کند، اما باید مدارک توجیهی در پرونده بایگانی شود.

مثال‌هایی از موارد ترک تشریفات در معاملات متوسط:

۱- خرابی فوری تجهیزات و نیاز به خرید قطعه در اسرع وقت
2- تأمین کالا فقط توسط یک فروشنده خاص در منطقه
3- تأخیر در انجام استعلام باعث خسارت به مجموعه شود
4- تأمین کالا یا خدمات از پیمانکار قبلی به‌منظور یکپارچگی اجرا

مثال‌هایی از موارد ترک تشریفات در معاملات بزرگ:

مستندات مورد نیاز برای ترک تشریفات در معاملات بزرگ:

-درخواست کتبی واحد متقاضی با ذکر دلایل دقیق
-تأیید کتبی مقام مجاز (معمولاً بالاترین مقام دستگاه اجرایی)
-مستندات فنی یا قانونی درباره فوریت یا انحصار
-تصویب در کمیسیون ترک تشریفات یا هیأت وزیران (در موارد خاص)

نکات کلیدی:

ترک تشریفات نباید به معنی خرید بدون سند، فاکتور یا مصوبه باشد.
باید مستندات ترک تشریفات (صورتجلسه، نامه توجیهی، تأیید مقام مجاز) در پرونده خرید باشد.
در دستگاه‌های دولتی، ممیزی و دیوان محاسبات به این موارد حساس‌اند.

دلایل توجیهی لزوم ترک تشریفات مناقصه:

از دلایل دیگر می‌توان به نادر بودن و محدود بودن برخی از خدمات اشاره نمود که به دلیل محدویت در تعداد گزینه ها سازمان ناچار به ترک تشریفات مناقصه و انتخاب بدون رقابت، جهت دستیابی به بهترین گزینه می‌شود.

در نتیجه ذکر دلایل کافی (الزام به خرید از عرضه‌کنندگان خاص، تحریم‌های اقتصادی،نبود زمان کافی برای برگزاری مناقصه، معین نشدن بودجه، وجود شرایط فورس ماژوری که خطرات جانی و مالی متوجه کشور می سازد و …) برای انجام عملیات مورد نظر از نظر ترک تشریفات الزامی است.

بدیهی است واحد های متقاضی ترک تشریفات مناقصه، باید در زمان مناسب، درخواست خود مبنی بر صدور مجوز ترک تشریفات را به معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور ارائه نمایند و ارائه درخواست در پایان سال و ذکر دلیل مبنی بر عدم فرصت کافی بدلیل انقضای مهلت استفاده از اعتبار پیش‌بینی شده در بودجه سنواتی، توجیه ترک تشریفات محسوب نمی‌گردد.

دلایل توجیهی انتخاب طرف قرارداد:

انتخاب طرف قرارداد (خارجی یا داخلی) برای انجام عملیات مورد نظر باید از دلایل توجیهی کافی برخوردار باشد. چنانچه طرف قرارداد خارجی می‌باشد باید شرکت ایرانی توانمند برای اجرای موضوع قرارداد وجود نداشته باشد.

ترکیب هیات ترک تشریفات مناقصه

پس از گزارش توجیهی دستگاه اجرایی مبنی بر اینکه انجام مناقصه میسر نیست، موضوع در یک هیئت سه نفره به نام کمسیون ترک تشریفات مناقصه مطرح می‌شود. این هیئت از طرف بالاترین مقام اجرایی دستگاه مربوطه تشکیل می‌شود و با حضور هر سه نفر از اعضا رسمیت می‌یابد.

ترکیب هیات ترک تشریفات مناقصه موضوع ماده ۲۷ این قانون در مورد دستگاه های موضوع بند ب ماده ۱ این قانون به شرح زیر خواهد بود:

الف) در مورد واحد های مرکزی وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و شرکت های دولتی ، به ترتیب وزیر یا رئیس مؤسسه مزبور و در مورد شرکت های دولتی هیات مدیره شرکت.

ب)  در انجام معاملات دستگاه های اجرایی که دارای اعتبارات استانی هستند در واحدهای خارج از مرکز دستگاه های موضوع بند ب ماده ۱ ، استاندار یا نماینده او و بالاترین مقام دستگاه اجرایی در محل و حسب مورد ذی حساب یا مسئول امور امور مالی مربوطه.

تبصره ۱- در دستگاه هایی که ذی حساب ندارند، بالاترین مسئول امور مالی، جانشین ذی حساب می باشد.

تبصره ۲- هیات ترک مناقصه در استانداری ها، استاندار یا نماینده او، معاون ذی ربط استاندار و ذی حساب استانداری می باشد.

ج) در مورد انجام معاملات شرکت های دولتی ، مدیر عامل و یا بالاترین مقام اجرایی حسب مورد ذی حساب یا مدیر مالی شرکت و یک نفر به انتخاب مجمع عمومی یا شورای عالی حسب مورد.

د) هیات موضوع این ماده که در هر مورد بنا به دعوت بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط و یا مقامات مجاز از طرف آنها تشکیل میشود ، با حضور هر سه نفر اعضای مربوطه رسمیت دارد و کلیه اعضاء مکلف به حضور در جلسات هیات و ابراز نظر خود نسبت به گزارش توجیهی دستگاه اجرایی مربوط در مورد تقاضای ترک مناقصه وهمچنین نحوه انجام معامله مورد نظر هستند لکن تصمیمات هیات با رای اکثریت اعضاء معتبر خواهد بود.

هـ) در اجرای ماده (۲۷) این قانون در صورتی که مبلغ معامله بیش از ۵۰ برابر نصاب معاملات کوچک باشد ، انجام معامله پس از تصویب هیات های سه نفری موضوع این ماده حسب مورد با تایید مقامات زیر مجاز خواهد بود.

۲. در مورد دستگاه های اجرایی محلی تابع نظام بوجه استانی و در مورد معاملات مربوط به اعتبارات غیر استانی که توسط وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی به واحدهای خارج از مرکز ابلاغ میگردد و همچنین در مورد مؤسسات دولتی مستقر در خارج از مرکز، استاندار استان مربوطه.

تبصره- در مواردی که استان دار شخصاً در هیات ترک مناقصه موضوع این ماده شرکت کند و با نظر موافق صورتجلسه مربوط را امضاء نماید، تایید مجدد وی ضرورت ندارد.

۳. در مورد معاملات مربوط به قوه قضاییه ، شورای نگهبان، صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران ، دیوان محاسبات کشور و سایر مؤسسات دولتی که به صورت مستقل اداره می شود و تابع هیچ یک از وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی نیستند ، به ترتیب رئیس قوه قضائیه یا حسب مورد یکی از معاونین منتخب وی ، رئیس سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، رئیس دیوان محاسبات کشور و بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط.

۴. در مورد معاملات مربوط به مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی بالاترین مقام اجرایی نهاد یا مؤسسه مربوط .

و) در اجرای بند (ها) این ماده در صورتی که مبلغ معامله بیش از ۲۰۰ برابر نصاب معاملات کوچک باشد انجام معامله پس از تصویب هیات های سه نفری موضوع این ماده تا پایان برنامه سوم توسعه اقصادی، اجتمایی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران منوط به تایید شورای اقتصاد و پس از آن منوط به تایید هیاتی مرکب از رئیس سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (دبیر هیات) ، وزیر امور اقتصادی و دارایی و بالاترین مقام مذکور در بند (ها) خواهد بود.

لذا بر اساس (ماده ۲۸ قانون برگزاری مناقصات) تمام دستگاه های اجرایی متقاضی ترک تشریفات مناقصه مکلفند “فرم درخواست مجوز ترک تشریفات مناقصه” را بر اساس دستورالعملِ تهیه و تنظیمِ آن، تکمیل نمایند.

در سایت ایسنا هم اخبار ترک تشریفات را می توانید مشاهده نمایید.

نرم افزار مدیریت برگزاری مناقصات و مزایدات (مدیریت خرید و تدارکات) درگاه، این امکان را برای شما فراهم می آورد تا کلیه امور مربوط به کمیسیون معاملات سازمان خود نظیر (مناقصه، مزایده، استعلام، ترک تشریفات، واگذاری، خرید و اجاره) را از زمان ثبت درخواست تا ثبت قرارداد مدیریت کنید.

همچنین در نرم افزار مدیریت قراردادها نیز با  وجود امکان تولید مستندات به صورت خودکار و اتوماتیک، کاربران را قادر می سازد تا به راحتی قالب های مربوط به نامه، فرم،صورت جلسات و انواع مکاتبات اداری مورد نظر خود را به صورت پیش نویس تعریف کرده و به سامانه اتوماسیون مکاتبات ارسال نمایند.