چگونه یک برنامه مدیریت تامین کنندگان موفق داشته باشیم؟
مدیریت موثر تامین کنندگان می تواند سود بسیاری به مجموعه و سازمان شما برساند که شامل ارتباط عمیق تر با زنجیره تامین، بستن قراردادهایی با سود بیشتر و بهبود عملکرد تامین کننده می شود.
یک کسب و کار تنها در صورتی می تواند پیشرفت کند که تامین کنندگانش به درستی کار خود را انجام دهند، به همین دلیل مدیریت تامین کننده در دراز مدت برای کسب موفقیت بیشتر حیاتی است.
در سطح عملیاتی، برنامه های موفق مدیریت تامین کنندگان به کسب و کارها کمک می کند تا طرف های سوم قراردادها را بسنجند و ریسکی که تامین کننده به کار وارد می کند را به حداقل برسانند.
در این مقاله به چگونگی ارائه یک برنامه موثر برای مدیریت تامین کنندگان با کمک گیری از نرم افزار مدیریت قرارداد می پردازیم
چقدر تامین کننده خود را می شناسید؟
تنظیم برنامه مدیریت تامین کنندگان، اگر دید کاملی از پروفایل یا مشخصات تامین کننده نداشته باشید، کار دشواری است. اطلاعات مهمی که در مورد تامین کننده خود باید بدانید به شرح زیرند:
- چه تامین کنندگانی و چندتا از آنها را برای پوشش خدمات مختلف نیاز خواهید داشت
- پرداخت واقعی و پرداخت پیش بینی شده برای هر تامین کننده چه میزان است
- آیا شاخص های عملکرد کلیدی تامین کننده برآورده می شود
- آیا تامین کننده به مفاد قرارداد پایبند است
- سطح ریسکی که هر تامین کننده به بیزینس شما وارد می کند، چقدر است؟
- هنگام سررسید تاریخ خاتمه قرارداد، چه راه حل های جایگزینی در دسترس سازمان شما هستند؟
اگر اطلاعات مربوط به تامین کنندگان در منابع متفاوتی مانند زونکن ها یا فایل های کامپیوتری نگهداری شوند، یا فقط سر اعضای تیم به آنها دسترسی داشته باشند، یا در ایمیل یکی از کارکنان دفن شده باشند، امکان شناخت و درک کامل وضعیت تامین کننده وجود نخواهد داشت.
اگر دید روشنی از وضعیت تامین کننده ندارید، استفاده از یک نرم افزار مدیریت تامین کنندگان و پیمانکاران که منبعی مرکزی برای ثبت این اطلاعات در اختیار شما قرار می دهد، اولین قدمی است که باید بردارید. نه تنها یک راه حل اختصاصی به شما این دید کلی را خواهد داد، بلکه برای ساخت یک برنامه مدیریت تامین کننده اصلی ترین فاکتور خواهد بود. بیایید این مسئله را برای شما روشن تر کنیم
۱- فرایندهای مربوط به تامین کننده را خودکار کنید.
فرایندهایی مثل بستن قرارداد، ارتباطات و حل اختلاف که طولانی و قطعه قطعه هستند می توانند سریعا باعث ضعیف شدن ارتباطات با تامین کننده شود.
اگر سوابق تامین کننده نادرست باشند، در آینده ممکن است منجر به اختلافات جدی در قرارداد شود.
روابط با تامین کنندگان را می توان از طریق یک پورتال تخصصی مدیریت کرد. پورتال های اینچنینی وسیله ای برای محول کردن تسک ها را فراهم کند.
نرم افزار مدیریت تامین کنندگان با ترکیب اتوماسیون و خودکارسازی فرایندها به تامین کننده شما تجربه یکپارچه ای از همکاری با شما می دهد و آنها را قادر می سازد تا مدارک، سندها و گواهینامه ها را به روز رسانی کنند. ابزارهای خودکار سازی مانند اطلاعات پایه ای را گرفته و آنها را تبدیل به اسناد منظم و مرتب کنند.
برنامه مدیریت تامین کنندگان باید فرایندها را ساده سازی کرده و برای هر دو طرف قرارداد سودمند باشند.
۲- تامین کننده های خود را دسته بندی کنید.
همه تامین کنندگان یکسان نیستند. خدمات بعضی از تامین کنندگان برای ادامه عملیات کسب و کار شما حیاتی است، کار با برخی دیگر از تامین کنندگان ممکن است ریسک بیشتری داشته باشد و بعضی تامین کنندگان ممکن است کالاهایی را به شما بفروشند که برای مدت کوتاهی به آنها نیاز دارید.
برای به حداکثر رساندن ارزش ارتباطات با تامین کنندگان، شما باید بتوانید آنها را قسمت بندی کنید.
روش های زیادی برای قسمت بندی تامین کنندگان وجود دارد، مانند هزینه های کلی یا توانایی آنها برای نوآوری یا بهبود وضعیت کسب و کارتان. بعد از طبقه بندی تامین کنندگان رویکردهای زیر خودشان را نشان می دهند:
- تامین کننده های استراتژیک مشخص شما
- لیست طولانی از تامین کنندگان مهم
- هر نوع تامین کننده کم ارزش اما با حجم بالای فروش
وقتی شما قسمت بندی تامین کنندگان را انجام دادید، می توانید برنامه مدیریت تامین کننده را براساس روابطی که در عملیات ها، معاملات و انطباقات قانونی مهم است، پیش ببرید. با اولویت بندی این تامین کنندگان، شما می توانید این روابط را مستحکم تر کرده و مزیت رقابتی بیشتری پیدا کنید.
۳- بر عملکرد تامین کننده نظارت داشته باشید
برای تعیین موفقیت روابط تامین کنندگان، باید شاخص عملکردی برای آنها تعیین کنید که با الزامات و هدفهای کسب و کارتان همسو باشد. اگر این شاخص های عملکردی در مدیریت تامین کنندگان درنظر گرفته نشوند، عملکرد ضعیف تامین کننده از قلم خواهد افتاد یا پیشرفت به سختی امکان پذیر خواهد شد.
نبود موافقت و شفافیت در مورد انتظارات عملکرد می تواند منجر به نقض قرارداد و ایجاد اختلاف در طول همکاری شود. تصمیم گیری ها در این موارد می تواند پر هزینه و زمان بر باشد و اگر سرعت نداشته باشد، این احتمال وجود دارد که روابط شما با تامین کننده به اختلاف بخورد.
شاخص های عملکرد تامین کننده باید در طول مرحله مذاکره تعریف شده و موافقت با آنها صورت پذیرد و عملکرد آن در طول چرخه حیات قرارداد سنجیده شود. این شاخص ها می توانند شامل موارد زیر باشند:
- اهداف مانند تعداد آیتم هایی که تا یک تاریخ مشخص باید تحویل داده شوند
- انطباق تامین کننده با مفاد و تبصره های قرارداد
- رضایت کاربر از خدمت ارائه شده
نظارت جنبه های بالا یک کار همیشگی است و این برنامه ریزی ها باید در فواصل منظم اتفاق بیفتد. استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد و تامین کننده به شما این امکان را می دهد تا به راحتی عملکرد تامین کننده را بسنجید و تحلیل کنید.
مدیریت تامین کننده با داشبوردهای داده محور باعث می شود که نمونه های عملکرد ضعیف تامین کننده را شناسایی کنید و مدارکی برای ارائه به تامین کننده در اختیار داشته باشد تا اقدامات اصلاحی که باید انجام شود بردارد.
۴- کاهش ریسک تامین کننده
هر زمان که یک تامین کننده را به لیست خود اضافه می کنید، امکان اینکه ریسک طرف سومی هم کسب و کار شما را به خطر بیاندازد وجود دارد. این ریسک می تواند مالی، قانونی یا عملیاتی باشد و شما باید امکان و موقعیت کاهش ریسکهایی که امکان وقوعش وجود دارد را داشته باشید.
۵- کنترل هزینه های تامین کننده
کنترل هزینه یکی از اولویت های اصلی کسب و کار است، مخصوصا بعد از همه گیری کرونا که اقتصاد دنیا را متحول کرد. خیلی از مدیران قراردادها به دنبال درست کردن یک پایگاه اطلاعاتی برای تامین کنندگانشان هستند که نقش مهمی در کاهش هزینه ها ایفا می کند.
حالا بیشتر از هر زمان دیگری مهم است که درکی کلی از هزینه های سالانه داده شده به تامین کنندگان داشته باشید و خرج های خود را در طول زنجیره تامین کنترل کنید.
در نرم افزار مدیریت قراردادها می توانید هزینه های خرج شده را به شکل دیداری در بیاورید و برای هر تامین کننده هزینه های آتی را پیش بینی کنید. اینکار به شما کنترل بیشتری در هزینه های خرج شده توسط طرف سوم می دهد، درک بهتری از هزینه های مستقیم و غیرمستقیم بدست بیاورید. همچنین می توانید از هر نوع نشت درآمد از خرج های دوبرابری جلوگیری کنید.
نتیجه گیری
نرم افزار مدیریت قراداد که شامل مدیریت تامین کنندگان می شود، به شما کمک می کند که فرایندهای مدیریت تامین کننده خودکار کنید، همکاری با تامین کننده را بهبود ببخشید و کنترلی قابل دفاع از هر عمل و ارتباطی که در این میان شکل گرفته است، داشته باشید.
بدون دیدگاه