بایگانی الکترونیک چیست و چه مزایایی دارد؟

دسته بندی منظم اسناد و مدارک بر اساس اهداف گوناگون در محیط کار را بایگانی می گویند. بایگانی قسمت مهمی از مدیریت اسناد و مدارک به شما می رود، به همین دلیل نیاز است که کارمندان با آن آشنایی داشته باشند. بایگانی کاغذی اسناد هر قدر هم کار کسل کننده ای باشد، نیاز ضروری یک سازمان بشمار می رود. البته سالهاست که نرم افزارهای بایگانی اسناد به بازار عرضه شده اند، چنین نرم افزارهایی وظیفه گاها طاقت فرسای بایگانی فیزیکی اسناد را بسیار آسانتر می کنند و از مصرف بی رویه کاغذ نیز می کاهند.
قبل از آنکه به موضوع بایگانی الکترونیکی اسناد بپردازیم، ابتدا تعریفی از بایگانی را برای شما ارائه دهیم.

بایگانی چیست؟

به پروسه آرشیوی چیزهایی که در آینده باید به آنها بازگشت یا به دلیل مسائل به وجود آمده به آنها استناد کرد، بایگانی می گویند. این سندها می توانند شامل نامه های اداری، پرونده، فیلم، صوت و تصویر و گزارشی باشد که فرآیند اداری آن به پایان رسیده است.

بایگانی الکترونیکی اسناد

بایگانی الکترونیکی اسناد، بهینه ترین روشی است که شرکت های خوب و سازمان های دولتی یا نرم افزار آن را از پیش خریداری کرده اند یا به ضرورت وجود آن پی برده اند و به دنبال راهکار نرم افزاری مناسبی جهت بایگانی کردن اسناد به صورت الکترونیکی هستند. اگر شما هنوز جزء این دو دسته قرار نگرفته اید، خواندن ادامه مقاله را اکیدا به شما توصیه می کنیم.

چه بخواهیم، چه نخواهیم گذار از آرشیو کاغذی به بایگانی الکترونیکی یک واقعیت ضروری است. آرشیو الکترونیک یا دیجیتال یک حمل کننده داده دیجیتالی قابل خواندن توسط کامپیوتر است. این اسناد هم می توانند کاغذی باشند، هم از قبل به صورت الکترونیکی نیز وجود داشته باشند و بایگانی شوند، مانند ایمیل ها.

هنگامی که کاغذی به صورت الکترونیکی ذخیره می شود. با استفاده از ویژگی OCR یا جستجوی دیداری کاراکترها، سند با محتوای اصلی ذخیره شده است، اما اطلاعات اساسی آن مانند محتواهای کلیدی، قالب بندی شده و دوباره تولید می شود به صورتی که برای سیستم و نرم افزار قابلیت جستجو و خوانش داشته باشد. در نتیجه جستجو و شناسایی اطلاعات در سیستم بسیار آسانتر می شود.
می توانیم با قاطعیت بگوییم که آرشیو الکتریکی مزیت های بسیار بیشتری از آرشیو کاغذی دارد و تا همین جا هم بسیار بهینه تر و کارآمدتر از آرشیو الکترونیکی عمل می کند.

مزیت های بایگانی الکترونیک اسناد چیست؟

• صرفه جویی در فضا: برای مثال، یک هارد SSD یک ترابایتی شامل 43000 کیلومتر مربع اتاق بایگانی کاغذی می شود.
• صرفه جویی در زمان: به دلیل وقتی که صرف جستجو، دسته بندی و / یا از بین بردن اسناد فیزیکی می شود، استفاده از آرشیوالکترونیک این روند را بسیار تسریع می کند.
• صرفه جویی در هزینه: آرشیو کاغذی اسناد هزینه هنگفتی به سازمان تحمیل می کند، از هزینه کاغذ گرفته تا هزینه پرینت و فرستادن فاکتورها، قراردادها، رسیدها و ….
• جلوگیری از خطر از بین رفتن اسناد: آرشیو الکترونیکی اسناد خطر از بین رفتن آنها به دلیل فرسوده شدن کاغذ یا از بین رفتن آنها توسط عواملی مانند آتش سوزی یا در معرض آب قرار گرفتن را از بین می رود.
• سهولت به اشتراک گذاری: بایگانی الکترونیکی اسناد به اشتراک گذاری اسناد را تسهیل می کند. در عین حال، داده های دیجیتال در هر جایی قابل دسترس هستند.
• دسترسی امن به آرشیو: به وسیله بایگانی الکترونیکی دسترسی به اسناد از طریق نرم افزار قابل کنترل بوده، ردیابی می شود و در نتیجه امنتر می شود.

در این مقاله به مزیت های آرشیو الکترونیک اسناد در مقابل آرشیو فیزیکی پرداختیم. بر کسی پوشیده نیست که اتوماسیون اداری و بایگانی الکترونیک اسناد به سرعت روز افزون به پیشرفت خود ادامه می دهد و هر روز با اقبال و پذیرش بیشتری توسط سازمان ها روبرو می شود.

این روندی غیر قابل اجتناب است. اگر بخواهید از قافله عقب نمانید و حتی اگر بخواهید امکان همکاری خود را با دیگر سازمان ها که از این روش استفاده می کنند، تسریع کنید، مسلما به بایگانی الکترونیک احتیاج خواهید داشت. راهکارهای مدیریت بایگانی اسناد از طریق نرم افزار های موجود با توجه به نیازهای هر سازمانی مقیاس پذیر هستند.

سامانه مدیریت معاملات درگاه دارای سیستم بایگانی با امکان تعریف درختواره برای پوشه نگهداری مستندات به شکل نامحدود، تعیین سطوح دسترسی برای هر پوشه، قابلیت حذف و جایگیزینی یک سند و جستجوی پیشرفته یکی از بهترین راهکارها برای بایگانی اسناد است.
اگر به دنبال یک سیستم مدیریت معاملات حرفه ای هستید، می توانید با اندیشه پرداز تماس بگیرید یا با تکمیل فرم درخواست دمو، به شکل حضوری یا آنلاین رایگان دموی این نرم افزار را مشاهده کنید.