بررسی انواع خرید سازمانی

فرض کنید که برای دپارتمان آی تی سازمانتان نیاز به خرید تعدادی موس و دفتر دارید. برای خرید این اقلام شما باید درخواست خرید خود را به تایید مدیر برسانید و سپس مدیر، درخواست را به واحد خرید و تدارکات ارجاع دهد، واحد خرید و تدارکات برای خرید این اقلام ممکن است مناقصه ای را به اجرا بگذارد و از تامین کنندگان مختلف بخواهد که قیمت های اقلام خود را با کیفیت مورد نظر اعلام کنند. برای خرید در هر سازمانی شما باید ابتدا یک سری مراحل را طی کنید. این مراحل به مراحل اداری و مقرراتی سازمان و مراحل خرید تقسیم شده اند. در این مقاله می خواهیم به انواع خرید سازمانی بر اساس فاکتورهای مختلف بپردازیم. با ما همراه باشید.

پس از آنکه واحد خرید از نیازهای سازمان خبردار شد و درخواست های خرید به این واحد ارجاع شد، اگر کالاهای مورد نظر در انبار موجود باشد، پس از طی مراحل اداری کالاها را به واحد مورد نظر تحویل می شود. اگر کالای مذکور در انبار وجود نداشت، فرم درخواست کالا تکمیل شده و به واحد خرید و تدارکات تحویل می شود.

مراحل کلی خرید :

۱- بررسی ویژگی های کالای مورد نیاز
۲- بررسی قیمت و ارزش کالا
۳- بررسی منابعی که توانایی تحویل کالا را دارند
۴- مذاکره کردن با تامین کنندگان
۵- طی مراحل خرید و عقد قرارداد
۶- بررسی کیفیت کالا
۷- حمل و تحویل کالا

انواع خرید سازمانی بر اساس واحد خرید کننده

روشهای خرید در سازمانهای مختلف متفاوت است. در این قسمت انواع خرید را در سازمانهای مختلف مورد بررسی قرار می دهیم.

خرید متمرکز

در این نوع خرید کلیه امور خرید و انبارداری بر عهده یک واحد سازمانی خاص است. واحد های مختلف نیازهای خرید خود را به واحد مذکور ارجاع می دهند و واحد مذکور اقدام به خرید کالای مورد نیاز می کند. در اصل این واحد مسئول تهیه و تدارک انواع کالاها و خدمات برای سازمان است.
خرید متمرکز که در آن یک دپارتمان در سازمان به طور تخصصی مسئول خرید است، مزایای خود را دارد. از جمله اینکه کارشناسان خرید متخصص و با تجربه هستند، در دریافت تخفیف و کاهش قیمت به دلیل متمرکز بودن، توانایی مذاکره دارند. می توانند برای تامین اعتبار و بودجه، برنامه ریزی حساب شده تر و دقیق تری بکنند.

به دلیل مزایای بالا، کمتر سازمان یا شرکت بزرگی پیدا می شود که از روش خرید متمرکز استفاده نکند. این روش بهترین روش برای کالاهای عمومی و مشترک و خریدهای برنامه ریزی شده است.

خرید غیر متمرکز

در روش خرید غیر متمرکز هر دپارتمانی کالای مورد نیاز خودش را خریداری می کند. در این روش با توجه به اینکه هر واحد مشخصات دقیق کالای مورد نیاز خود را می داند، خرید درست تر و مطابق با نیاز واقعی انجام می شود. سرعت تحویل کالا نیز به دلیل اینکه نیاز به درخواست از واحد دیگر نیست، بیشتر می شود.
از این نوع روش بیشتر در سازمان هایی که به کالاهای تخصصی نیاز دارند و سازمانهایی که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند استفاده می شود.

انواع خرید از منابع مختلف

خرید داخلی

در صورت وجود کالا و خدمات مورد نیاز با کیفیت مدنظر در کشور، کارشناس خرید به دستور مدیر و با توجه به مشخصات موضوع خرید اقدام به خرید اجناس از منابع داخلی می کند. در بخش خرید داخلی روال خرید و امور مالی حسابداری تا حدودی مشخص است. درخواست خرید، تهیه کالا، پرداخت بهای کالا، درج در حساب ها و دفاتر، نحوه پرداخت خرید و ارسال و تایید مدارک.
خرید داخلی دارای مزایایی مانند سرعت در تامین کالا، کاهش هزینه های حمل و نقل، تشویق تولیدکنندگان داخلی، توسعه اقتصادی کشور و جلوگیری از خروج ارز از کشور است.

خرید خارجی 

برای کالاهایی که در داخل کشور تولید نمی شوند، نیاز به تایید الگو یا نمونه برای تولید داخلی و … درخواست خرید خارجی صادر می شود.
برای خرید خارجی بعد از گشایش اعتبار در بانک خارجی، ثبت سفارش خارجی در واحد بازرگانی انجام می شود و برگ درخواست خرید با تعیین نوع و میزان موجودی کالا پر می شود. سپس خرید خارجی بر اساس مناقصه یا سورسینگ منابع خارجی و مذاکره با بهترین تامین کننده انجام می گیرد.

خرید بر مبنای قابلیت پیش بینی

خرید های برنامه ریزی شده

همانطور که از اسم آن بر می آید، خرید های برنامه ریزی شده، نیازهای پیش بینی شده سازمان در طول سال هستند. این نوع خرید ها بیشتر اقلام ضروری و مصرفی سازمان هستند و شامل کالاهای اساسی، خدمات و کالای مناسبتی و برنامه های خاص و کالاهای مصرفی سازمان می شود. به طور کل در خریدهای اینچنینی حجم و میزان خریدهای سازمانی برنامه ریزی شده مشخص بوده و از قبل می توان آنها در مورد نحوه خرید آنها، تامین کنندگان مورد نظر و بودجه مصرفی برنامه ریزی کرد.

خریدهای موردی (برنامه ریزی نشده)

این نوع خریدها بیشتر از نوع خریدهای اضطراری هستند که نیازهای پیش بینی نشده سازمان و دپارتمان های مختلف را برطرف می کنند. اغلب این نوع خریدها موردی و دارای تاریخ انقضاء بوده و تلاش هر سازمان باید بر آن باشد که خرید این اقلام را به حداقل برساند. این نوع خرید بیشتر از محل تنخواه گردان انجام می شود.

در این مقاله به توصیف انواع خرید سازمانی براساس روش ها و نیازهای گوناگون پرداختیم. بدون شک هر کدام از این روش ها با توجه به نیاز سازمان شما می تواند تغییر کند. تخصص و تجربه در همه این روش ها باعث می شود که سرعت، کیفیت خرید افزایش یافته و بودجه بندی به خوبی پیش برود و هزینه های خرید به میزان قابل توجهی کاهش پیدا کند.

با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات، مدیریت جامع امور خرید و تدارکات را به ما بسپارید. در این نرم افزار امکان برگزاری انواع خرید سازمانی و درخواست مناقصه، مزایده، استعلام قیمت وجود دارد. درخواست های مناقصات شما از طریق پرتال تامین کنندگان به اطلاع تامین کنندگان رسانده می شوند. علاوه بر برگزاری صفر تا صد مراحل خرید خود از طریق نرم افزار خرید و تدارکات، می توانید در این نرم افزار بانک جامع اطلاعاتی تامین کنندگان خود را تشکیل بدهید و آنها را از نظر کیفی و کمی ارزیابی کنید.

برای دریافت دموی رایگان حضوری و آنلاین نرم افزار امور خرید و تدارکات کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.