هنوز از اکسل برای مدیریت قراردادها استفاده می کنید؟

آیا قراردادها و مذاکرات معاملاتی خود را با اکسل مدیریت می کنید؟ بله ما هم موافقیم که استفاده و سازماندهی داده ها در صفحات اکسل آسان است، اما چطور می خواهید این داده ها تحلیل کنید؟ چه کاری با تاریخ ها و تسک های مهمی که ممکن است نادیده گرفته شوند، می کنید؟ چطور اصلاحیه های قرارداد را بین حجم عظیم اطلاعات مربوط به قرارداد مدیریت و ردیابی می کنید؟ در این مقاله به چالش های استفاده از اکسل در مدیریت قرارداد می پردازیم و آن را با نرم افزار قراردادها مقایسه می کنیم.

استفاده از اکسل در مدیریت قرارداد چه فوایدی دارد؟

مدیریت قرارداد ها از طریق صفحات گسترده اکسل آسان، در دسترس و قابل انجام است، اما فقط در صورتی که حجم و پیچیدگی قراردادهای سازمان شما کم باشد.

مدیریت قراردادها با اکسل فواید زیادی دارد، اول اینکه رایگان است، دوم اینکه به آسانی قابل استفاده و نگهداری ست. وقتی بحث جمع آوری و سازماندهی داده ها باشد، تمپلیت های اکسل بخاطر سادگی و سهولت استفاده زیاد مورد استفاده قرار می گیرند. تقریبا هر کارمندی که در شرکت مدرنی کار می کند، کار کردن با اکسل را بلد است. کاربران می‌توانند به‌طور یکپارچه اطلاعاتی را که در ستون‌ها و ردیف‌ها قرار گرفته‌اند، مرتب‌سازی و فیلتر کنند. بنابراین استفاده از اکسل در مدیریت بخش های مختلف، جمع آوری داده های مختلف، ردیابی تب ها و ساختن گزارش های اولیه بر اساس داده های دریافتی چالش برانگیز نیست.

دیدن داده ها و امکان فیلتربندی آنها یک چیز است، مدیریت اصولی قراردادها به صورتی که ارزش و سود هر قرارداد بالاتر شود، چیزی دیگری است. برای افزایش سود از هر قرارداد باید از نرم افزار قراردادها استفاده کنید، که شما را از تاریخ های قراردادی مهم و مسائل مربوط به امور قرارداد مطلع نگه دارد. در اکسل شما دائما صفحات را دوره می کنید، داده ها را فیلتر می کنید به این امید که این داده های مهم را پیدا کنید و در راستای آنها عمل کنید. در یک سیستم مدیریت قرارداد خوب، شما هشدار های خودکاری دریافت خواهید کرد که در مورد مراحل مهم قرارداد و امور مربوط به آن به شما یادآوری می کند. اگر از اکسل استفاده می‌کنید، ارجاع دادن به قرارداد برای اطلاعات بیشتر کار وقت گیر و دشواری است. رفتن به پوشه فایل ها یا جستجوی پیچ و خم درایوهای شبکه، اینترانت یا سایر سیستم های مدیریت اسناد پراکنده، برای پیدا کردن و ارائه سندی که به دنبالش هستید نیز هم کاری دشوار و پر خطاست. با نرم افزار اطلاعات قراردادها، می توانید همه اطلاعات مربوط به قرارداد در یکجا مشاهده کنید.

با یک نرم افزار قراردادها که به خوبی نوشته و طراحی شده باشد، برای پیدا کردن یک سند یا جستجوی کامل یک یا چند سند مربوط به قرارداد، تنها چند کلیک فاصله دارید.

از هر روشی برای مدیریت قراردادها استفاده می کنید، سوال های زیر را از خودتان بپرسید:

• آیا می تونم در چند ثانیه به سند قرارداد و داده های آن دسترسی پیدا کنم؟
• آیا می تونم بسرعت سندها و داده های قرارداد را ببینم، آنها را فیلتر و جستجو کنم؟
• آیا می توانم به طور خودکار در مورد تاریخ ها و مراحل مهم قرارداد توسط هشدارهای پیامکی اطلاع پیدا کنم؟
• آیا می تونم بسرعت یک گزارش موقت در مورد داده های قرارداد بنویسم؟
• آیا می تونم یک سند قرارداد را به طور مؤثر از طریق فرآیند بررسی و تأیید به دیگری منتقل کنم؟
• آیا می تونم به طور خودکار براساس زبان های نرم افزار پیش نویس قرارداد و صورت وضعیت و … ایجاد کنم؟

اگر جواب شما به هر کدام از سوال های شما خیر بود، وقت آن رسیده که به یک سیستم مدیریت قرارداد خودکار فکر کنید.

تفاوت اکسل و نرم افزار مدیریت قراردادها

۱- پوشش و مدیریت مراحل قبل و بعد از قرارداد

تفاوت عمده در استفاده از اکسل و نرم افزار مدیریت قراردادها، قابلیت نظارت بر همه مراحل شامل قرارداد از سورسینگ تا پرداخت و پس از پرداخت است. شما با صفحات اکسل می توانید داده ها را در تب های مختلف اینجا و آنجا بهم متصل کنید، ولی اصلا نمی توانید دید کلی نسبت به قراداد پیدا کنید و ممکن است تصمیمات نادرست و بی ربط بگیرید.
وقتی از راهکارهای نرم افزاری برای مدیریت قراردادهای تامین کنندگان و پیمانکاران استفاده می کنید، به آسانی می توانید مراحل قبل و بعد از قرارداد را به یکدیگر ربط دهید و گردش کاری را اتومات کنید. برای مثال، در مورد خرید کالا ، شما الزامات مربوط به سورسینگ تا بستن قرارداد و همچنین تدارکات تا پرداخت را می توانید براحتی مدیریت کنید. در راس آن، داشبوردهای هوشمند و تجزیه و تحلیل مدیریت قرارداد به شما کمک می کند کل چرخه منبع یابی تا تسویه حساب خود را مدیریت کنید و در هر مرحله مبتنی بر داده ها قرارداد ببندید.

۲- امضای الکترونیکی قرارداد

زمان امضای قرارداد به سرعت و کاربردی بودن مذاکرات قرارداد بستگی دارد. نرم افزاراکسل نمی تواند برای امضای موافقتنامه هایی که باید امضا شوند، هشدار ارسال کند. حتی اگر شما به اندازه کافی در پیگیری قراردادها فعال باشید، باز هم به ایمیل، پرینت، اسکن قرارداد احتیاج دارید تا آن را با به امضای طرف دیگر قرارداد برسانید، تا تبدیل به یک کاغذ دارای اعتبار شود.
از طرف دیگر، راهکار نرم افزاری مدیریت قرارداد می تواند به آسانی با تقویم ها، یادآورها و دیگر سیستم های شامل امضای الکترونیک ادغام شود. یادآورهای خودکار این نرم افزار نمی گذارد تاریخ های مهم را از دست بدهید. امضای الکترونیکی، زمان به امضا رسیدن پیمان را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد و موانع غیر ضروری را حذف می کند. مشتریان، تامین کنندگان و طرف های سوم قرارداد این امکان را دارند که امن و به موقع قرارداد را امضا کنند و اعلان های خودکار ایمیلی و پیامکی ارسال کنند.

۳- تحلیل لحظه ای قرارداد

وقتی سطرها و ستون های صفحات اکسل شما افزایش پیدا می کند، کاربر به زمان بیشتری نیاز دارد تا داده ها را خوانده و تفسیر کند. شکی نیست که اکسل  هر روزه در تحلیل داده های بزرگ پیشرفت می کند. اما، وقتی بحث مدیریت قرارداد می شود، آیا اکسل بینش های عملیاتی به مدیران قرارداد ارائه می کند؟ خیر

این نیاز را فقط می توان با یک راهکار هوشمند مدیریت قرارداد برطرف کرد. تحلیل قرارداد به معنای بررسی و استخراج ابرداده از قراردادهای یک سازمان است تا برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت ریسک سازمان بهبود پیدا کند. وقتی حجم قراردادهای شما به میزان قابل توجهی بالاست، نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند بوسیله ابزار هوش مصنوعی، داده های بزرگ را استخراج کند. داده های استخراج شده دیدی جامع از کلیت قرارداد ارائه می دهند. علاوه بر این، می‌تواند داشبوردی از اطلاعات قراردادها را در هر زمانی از مرحله چرخه عمر قرارداد (یعنی فعال، پیش‌نویس، در حال بررسی، در تأیید، در امضا، تمدید، منقضی شده، خاتمه یافته و غیره) به شکل نمودار، پای چارت و … نشان دهد.

۴- مدیریت قرارداد برمبنای هوش مصنوعی

اگر با تامین کنندگان و پیمانکاران و مشتریان در سطح جهانی سروکار دارید و اسناد قرارداد را بین کشورهای مختلف، صنایع مختلف و زبان های متفاوت رد و بدل می کنید، به نرم افزار مدیریت قرارداد حداقل دوزبانه احتیاج دارید تا همه نیازهای ارتباطی و مالی از جمله امکان پیشنهاد قیمت ارزی را برطرف کند.

علاوه بر این استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت قرارداد امکانات زیر را برای شما به ارمغان می آورد
• پیگیری هزاران قرارداد و تعهدات قراردادی مربوطه
• نظارت بر چرخه های قرارداد و تاییدیه هایی که روی خروجی تجاری تاثیر دارند
• به سرعت انداختن چرخه کاری: مدیران قراردادها و سهام داران با خودکار سازی پیش نویس ها، بسرعت می توانند هر نوع قراردادی را تایید کنند
• برنامه ریزی و خودکارسازی تجدید قراردادها

۵- مدیریت آسان و ساده سندهای قرارداد و انواع کنترل روی قراردادها

قراردادها اسناد ثابتی نیستند. به طور مداوم اصلاح می شوند. در اکسل معمولا هر زمان یک قرارداد اصلاح می شود، بجای اینکه قرارداد اصلی ویرایش شود، یک ضمیمه به قرارداد اضافه می شود تا تغییرات مربوط به بندها و مفاد قرارداد را روشن کند. اگر داده های بزرگ قرارداد در اکسل ذخیره و مدیریت شوند، حفظ همه این تغییرات در یک راستا کار دشواری خواهد بود. در ضمن امکان پیوست تغییرات در اکسل وجود ندارد، تنها کاری که می توانید بکنید این است که تب ها، سطر ها و ستونهای جدیدی ایجاد کنید و به همه آنها یادداشت اضافه کنید! مشکل اصلی زمانی اتفاق می افتد که شما سعی می کنید داده های اصلاح شده را از داده های اصلی قرارداد جدا کنید، چرا که انجام اینکار دستی خواهد شد و احتمال وجود خطا در آن زیاد خواهد بود.
بجای آن، داشتن یک نرم افزار مدیریت قرارداد به شما این امکان را می دهد تا نسخه های متفاوت قرارداد و اصلاحیه و الحاقیه ها را در یکجا بصورت منظم ثبت کرده و به آسانی ردیابی کنید. علاوه بر این در نرم افزار مدیریت قرارداد می توانید نسخه های قبلی قرارداد را هم مشاهده کنید.
به دلیل ثبت نسخه اسناد و قراردادها ، دیگر جایی برای حدس گمان در مورد اینکه چه کسی تایید کرده است، چه کسی امضا کرده است و با چه  شرایطی و در چه تاریخی توافق شده است، باقی نمی ماند. اینکار نه تنها اعتماد به طرفین قرارداد را بالا می برد، بلکه تغییرات، نظرات و بحث‌های مرتبط با خط قرمز را در مورد یک قرارداد، برای برآورده کردن الزامات ممیزی پیگیری می‌کند.

 نتیجه استفاده از اکسل برای مدیریت قراردادها

با اینکه استفاده از اکسل می تواند در مورد روندها و خروجی های آینده پیش بینی هایی انجام دهد، اما این روش ها اغلب غیر قابل اعتماد و غیر دقیق هستند و به پیش بینی شرایط و روندهای مدیریت قرارداد، ارزیابی پیمانکار و تامین کننده و دیگر فرایندهای اینچنینی کمکی نمی کنند. ارائه دقیق اطلاعات گمشده و داده های سازمانبندی شده در موقعیت های کاربردی با استفاده نرم افزار اکسل ممکن نیست. تیم های اصلاحیه نمی توانند از داده های اکسل استفاده کنند، چرا که این داده ها دارای خطا بوده و از شفافیت کافی برخوردار نیستند. در نتیجه مدیریت قرارداد ضعیف انجام خواهد شد و نشت درآمد و عدم شفافیت هزینه ها اتفاق خواهد افتاد.
حتی اگر در مدیریت قراردادها از اکسل استفاده می کنید، مدیریت داده ها را بشکلی انجام دهید که هر زمان بخواهید به سیستم مدیریت قراردادی تبدیل شوند.

نرم افزار مدیریت قرارداد اندیشه پرداز، راهکاری جامع برای مدیریت و ثبت تمامی مراحل قرارداد از صفر تا صد است. این نرم افزار جایگزین بسیار مناسبی برای اکسل محسوب می شود، اگر هنوز به فکر استفاده از نرم افزار مدیریت قراداد نیافتاده بودید، می توانید با تکمیل فرم درخواست دمو در سایت، از دموی رایگان حضوری یا آنلاین شرکت اندیشه پرداز بهره بگیرید. کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت و هماهنگی های جلسه دمو را انجام می دهند.