گزارش گیری چگونه به کنترل قراردادهای سازمان شما کمک می کند؟

بدون وجود یک فرایند درست و یک سیستم کارا، کنترل چندین قرارداد در یک بازه زمانی امری به شدت پیچیده و طاقت فرسا محسوب می شود و ممکن است باعث بروز مشکلاتی گردد که اصلاح آن ها نیازمند زمان، هزینه و تلاش بسیاری باشد. گزارش گیری در قراردادها می تواند از وقوع بسیاری از مشکلات این چنینی جلوگیری کند.

به طور معمول یکی از راه حل هایی که تیم های حقوقی و مدیران قراردادها برای به دست گرفتن کنترل قرارداد و توافق نامه های سازمانی خود از آن بهره می گیرند، استفاده از ویژگی گزارش سازی سفارشی در نرم افزار اختصاصی مدیریت قراردادها می باشد.

با استفاده از قابلیت گزارش گیری در روند مدیریت قرارداد می توانید آن چه را که در قراردادهای جاری از چشم شما دور مانده، نقاط قوت و ضعف مرتبط با آن ها و هم چنین روند پیشرفت هر یک از قراردادهای مورد نظر خود در سازمان را نظارت کرده و آن ها را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید.

در این مطلب به این موضوع می پردازیم که چگونه ویژگی گزارش گیری در نرم افزار  امور قراردادها می تواند به تسریع رسیدگی به امور هر قرارداد منجر شود و روند کنترل هر یک را بهبود ببخشد.

از مهلت های نزدیک و تاریخ های مهم قرارداد آگاه شوید.

یکی از بارزترین عواقب روند مدیریت غیر منظم قراردادها،فراموش کردن و  از دست دادن تاریخ ها و مهلت های مهم مرتبط با آن قرارداد است.

استفاده از ویژگی گزارش گیری راهی برای نظارت بر کلیه ی تاریخ های اتمام قراردادهای سازمان شما در یک مکان را فراهم می آورد. آگاهی از تاریخ ها و مهلت های مهم یک قرارداد، به شما در رسیدگی به موقع به موارد حساس قرارداد کمک نموده و مانع هدر رفتن بودجه ی  اضافی در سازمان شما خواهد شد.

یکی از کاربردهای متداول گزارش گیری نرم افزار قرارداد، امکان گزارش گیری از کلیه قراردادها با تعیین تاریخ انقضا در ۹۰ روز آینده (۳۰ روز، ۶۰ روز و یا …) است.

در حالی که هشدارها و اعلان ها معمولاً یک رویداد مهم در آینده ی قرارداد را به شما یادآوری می کند، این نوع گزارش گیری نیز می تواند دید گسترده تری از “هر قراردادی که می بایست در آینده ی نزدیک، تمدید و یا خاتمه آن بررسی گردد” به شما ارائه نماید.

تمامی اطلاعات و عملکرد قرارداد را به راحتی بررسی کنید.

گزارش گیری مداوم داده ها و اطلاعات مرتبط با قرارداد به شما کمک خواهد کرد تا به یک روش ساختار یافته و منظم برای بررسی عملکرد قرارداد دست یابید.

با افزایش تعداد قراردادهای منعقده در سازمان، درصورتی که گزارش گیری از قرارداد بخشی از برنامه معمول کاری شما نباشد ممکن است در اولویت بندی موارد مهم با مشکل مواجه شده و یا امضا برای تمدید قراردادهای مهم را فراموش نمایید.

آگاهی و نظارت بر تمام مواردی که چه در گذشته و چه در آینده نزدیک در رابطه با قرارداد اتفاق خواهد افتاد به قدری در روند رسیدگی به قراردادها حائز اهمیت است که نادیده گرفتن آن می تواند مشکل ساز و یا تقریباً غیرممکن باشد.

ویژگی گزارش سازی حرفه ای به شما این امکان را می دهد که بتوانید بر اساس هر اطلاعاتی که در قراردادهای شما برچسب گذاری شده است گزارش گیری نمایید و اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید.

برنامه ریزی برای گزارش گیری مداوم از اطلاعات، این اطمینان را حاصل می کند که شما یا سایر اعضای تیم خود همیشه از اطلاعات لازم برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد قرارداد برخوردار خواهید بود.

همکاران و سهامداران را در جریان اطلاعات مرتبط قرار دهید.

روش دیگری که گزارش گیری از قرارداد می تواند به کنترل قراردادهای شما کمک کند، ساده سازی فرایند به اشتراک گذاری داده های قرارداد با دیگر افراد سازمان است.

در بیشتر مشاغل افراد زیادی در روند مدیریت یک قرارداد سهم دارند با ایجاد گزارش های سفارشی مرتبط با بخش های مختلف سازمان خود می توانید اطلاعاتی از قرارداد را در اختیار روسای بخش ها، مدیران اجرایی و سایر سهامداران اصلی قرار دهید که مربوط به نقش یا تیم های مرتبط با آن ها باشد.

گزارش سازی بخش مهمی از فرایند مدیریت قراردادها محسوب می شود که اطلاعات و بینش لازم برای تصمیم گیری در رابطه با تجارت شما را فراهم می آورد.

نرم افزار مدیریت قراردادها با استفاده از ویژگی گزارش سازی سفارشی روند کار را بیش از پیش ساده کرده است بدین ترتیب می توانید زمان کمتری را برای ایجاد گزارش و زمان بیشتری را برای تجزیه و تحلیل اطلاعات صرف نمایید و روند رسیدگی به قراردادهای خود را تسریع و بهبود ببخشید.

با استفاده از ویژگی گزارش سازی نرم افزار مدیریت قراردادهای سامانه درگاه، به راحتی می توانید از آخرین وضعیت قراردادها، پیمانکاران، پرداخت صورت وضعیت ها و … گزارش تهیه کنید و آن ها را مورد بررسی قرار دهید.

علاوه بر این وجود داشبورد مدیریتی (هوش تجاری) در سامانه درگاه امکان آنالیز دقیق اطلاعات و داده ها بر مبنای مشاهده ی آمار و نمودار مرتبط با آن را برای شما فراهم می سازد.

ایجاد اطلاعات تصمیم ساز از داده های خام سازمان شما، امکان رصد عملکرد و تغییرات به صورت لحظه ای، برآورد وقایع آینده و تحلیل روند کاری برخی از ویژگی های داشبورد مدیریتی (هوش تجاری) سامانه درگاه محسوب می شود.