توصیه های مفید برای خرید و پیاده سازی نرم افزار مدیریت قرارداد کارآمد
امروزه استفاده از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار و علی الخصوص نرم افزارهای مدیریت قرارداد برای شرکت هایی که قراردادهای زیادی دارند، به دنبال شفافیت مالی و بهینه سازی روند قرارداد هستند، اگر از آندسته از شرکت هایی هستید که هنوز به ضرورت داشتن یک سیستم خودکار برای مدیریت مناقصات و قراردادها پی نبردید. می توانید مقالات ۴ دلیل که مشاغل به مدیریت معاملات آنلاین رو می آورند و چرا مدیران امور قرارداد به نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز دارند؟ را مطالعه کنید. برای خرید و پیاده سازی نرم افزار مدیریت قرارداد کارآمد ، داشتن اطلاعات و انجام مراحل زیر بشدت توصیه می شود.
درست کردن زیرساخت ها برای پیاده سازی نرم افزار مدیریت قرارداد کارآمد
- شناسایی سهام داران کلیدی مدیریت قرارداد
- مستندسازی همه فرایندهای مدیریت قرارداد(اگر تابحال انجام نشده است)
- جدا کردن فاکتورهای دستی و خودکار
- شناسایی همه فرایندهای مدیریت قرارداد و آمار عملکرد
- پیشنهاد فرایندهای مفید قابل استفاده جدید
- طراحی نقشه تحول از وضعیت کنونی تا وضعیت مطلوب
- دادن لیست اولویت به همه فرایندهای کنونی و پیشنهادی
- بررسی اینکه فرایندهای دستی چگونه می توانند خودکار شوند، یا نادیده گرفته شوند.
- تعیین اینکه ایا یک فرایند دستی می تواند بیشتر بهینه شود
- ارزیابی چگونگی بهبود فاکتورهای خودکار
- بررسی پارامترها و هدف های عملکرد فرایند مدیریت قرارداد
- بازبینی نیازهای آموزش نرم افزار مدیریت قرارداد برای سهام داران کلیدی
تحقیق
- جمع آوری همه مکانیسم های پیشنهاد شده بهبود فرایند
- تحقیق در مورد اینکه آیا طرف های سوم قرارداد به چنین مکانیسم هایی احتیاج دارند
- کشف اینکه کدامیک از این راه حل ها در دسترس و قابل استفاده هستند
- مشخص کردن ملزومات ادغام سیستم
امتحان نرم افزار
- هر قابلیت در دسترس کاربردی را امتحان کنید
- از هر نرم افزار موجود در نرم افزار را درخواست دمو کنید.
- راه حل هایی که نرم افزار به شما ارائه می دهد را با نیازهای مختص سازمانتان بسنجید
- با کمک نیروهای متخصص بیرونی هم نرم افزار را ارزیابی کنید
- کاندیداهای ارائه دهنده خارجی را هم در نظر بگیرید
توصیه ها
- همه راهکارهای ترجیحی را شناسایی کنید
- برای هر کدام از فرایندها یک راهکار مرتبط با کسب و کارتان تعیین کنید
- برای هر تغییری در پارامترها، عملکرد و اهداف پیشنهاد بدهید
- به تامین کنندگان اصلی خود کمک بدهید
- اولویت ها و بردهای سریع را برجسته کنید
- برنامه بکارگیری نرم افزار را با زمان و هزینه مورد نظر را توسعه دهید.
- در برنامه مدیریتی خود تغییری ایجاد کنید
بکارگیری
- برنامه تغییر مدیریتی را آغاز کنید
- به سهام داران اصلی یا کارکنان رده بالا مدیریت قرارداد آموزش دهید
- هر راهکار تایید شده را نصب کرده و براساس آن برنامه آن را تست کنید
- افراد اصلی در نصب یا تنظیمات و استفاده از نرم افزار را آموزش دهید
همانطور که خواندید پیاده سازی کارآمد یک نرم افزار مدیریت قرارداد نیاز به مقدماتی دارد که با انجام آنها در نهایت، کار شما در آینده بسیار آسانتر می شود. با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد گردش کار به آسانی پیشرفت می کند. هماهنگی بخش های مختلف سازمان بهبود پیدا می کند. علاوه بر حذف مقدار زیادی از فرایندهای دستی و کاغذی که از هزینه های گزاف سازمان شما می کاهد، کارمندان وظایف خود را با شفافیت بیشتری خواهند دانست و سروقت آن را به انجام خواهند رساند. اندیشه پرداز ارائه دهنده یکی از کارآمدترین نرم افزارهای مدیریت قرارداد در ایران مشتاق پاسخگویی به سوالات شما و ارائه دموی حضوری و آنلاین است. با ما تماس بگیرید
بدون دیدگاه