چرا مدیران امور قرارداد به نرم افزار مدیریت قراردادها نیاز دارند؟

سازمان ها از زمان امضای هر قرارداد بر روی مدیر قرارداد و یا تیم مدیریت قراردادهای خود حساب می کنند تا از کنترل دقیق پیمان ها و اسناد قراردادهای خود اطمینان یابند. بسته به تعداد و ارزش هر قرارداد و خطرات ناشی از عدم مدیریت موثر آن ها می توان راه حل های مختلفی را برای کاهش ریسک تنظیم قراردادها انتخاب نمود که هر مدیر قرارداد بسته به نیاز خود از یکی از این راه حل ها استفاده خواهد کرد.

در این مطلب در رابطه با اینکه چرا نرم افزار اختصاصی مدیریت قرارداد باید در بالای لیست تمام راه حل های مرتبط با کنترل قرارداد باشد صحبت خواهیم کرد:

روند کنترل اسناد و پیمان ها را در سازمان خود بهبود ببخشید

هنگامی که سازمان شما هزاران پروژه در حال انجام در دست دارد، داشتن یک سیستم سازمان یافته برای مدیریت اسناد و قراردادهای خود امری کلیدی محسوب خواهد شد. نرم افزار مدیریت قراردادها یک منبع متمرکز اسناد است که در آن می توان کلیه اسناد و قراردادهای شما را بر اساس نیاز شما مستقر و سازماندهی کرد.

این بدین معناست که هر زمان که با یک درخواست فوری از رئیس سازمان و یا سایر همکاران خود برای تهیه جزئیات خاص یک قرارداد رو به رو شدید مثل تاریخ پایان، ارزش قرارداد، مهلت توافق و … دقیقا می دانید که در کجا باید آن را جستجو نمایید بدین ترتیب با قابلیت جستجوی پیشرفته در نرم افزار می توانید هر قرارداد و جزئیات مرتبط به هر یک را در چند ثانیه پیدا کنید.

بهره وری بیشتر

یکی از بزرگترین چالش هایی که مدیران قرارداد با آن رو به رو هستند تلاش برای انجام به موقع امور مرتبط به هر قرارداد است. این در حالی است که بسیاری از تیم های قراردادی هنوز از Excel و یا سایر نرم افزار های غیر اختصاصی برای پیگیری توافق نامه ها و بندهای مختلف اسناد سازمان خود مانند مهلت و سایر جزئیات مرتبط با آن ها استفاده می کنند که طبیعتاً این روش دستی زمان و پیچیدگی بیشتری را به روند مدیریت قرارداد اضافه خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت قرارداد دارای ویژگی های اختصاصی است که برای سرعت بخشیدن به روند قرارداد طراحی گردیده است که از این جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

اگر یک مدیر قرارداد پر مشغله هستید و به دنبال روش هایی برای کارایی بیشتر در روند قراردادهای خود می باشید نرم افزاری را در نظر بگیرید که با آن بتوانید در زمان کمتری کارهای امور روزمره و تکراری سازمان خود را انجام داده و توجه بیشتری را صرف امور پیمانکاری با اولویت و ارزش بالاتر بنمایید.

دیگر نیازی به کمدها و کشوهای متعدد برای نگهداری اسناد قرارداد نخواهید داشت.

با استفاده از سیستم مدیریت قراردادها دیگر نیازی به داشتن مکان و فضای اضافی برای نگه داری اسناد به صورت فیزیکی نخواهید داشت به علاوه با الکترونیکی شدن اسناد مربوطه، مدیران قراردادها قادر خواهند بود برخی از مسئولیت های پیمانکاری خود را با بخش های مختلف و ذینفعان به اشتراک بگذارند.

به طور معمول تیم های حقوقی و مدیران قراردادها حافظ کلیه اطلاعات قرارداد در یک سازمان می باشند، با گسترش فناوری، روند کار آن ها و مدیریت اطلاعات اسناد به طرز چشمگیری تسریع یافته است، نرم افزار مدیریت قرارداد ارجاع قراردادهای مربوطه را بین سایر کاربران با مجوز دسترسی، تسهیل بخشیده است، بنابراین دیگر لزومی نخواهد داشت تا هنگامی که همکار شما سوالی در رابطه با یک قرارداد داشته باشد، شما را نیز درگیر آن نماید.

با استفاده از نقش های کاربر مبتنی بر مجوز، می توانید سطوح مختلفی از دسترسی را به پوشه های مختلف در سیستم مدیریت قرارداد خود اختصاص دهید. بنابراین کاربران مجاز می توانند وارد سامانه شده و توافق نامه های مربوط به نقش یا بخش خود را مشاهده نمایند.

با این امکان افراد بیشتری قادر خواهند بود که بر روی توافق نامه های شرکت نظارت داشته باشند در حالی که مدیران قراردادی کنترل روند مدیریت قرارداد را حفظ خواهند کرد.اگر می خواهید بیشتر در مورد حذف کاغذ بازی و گزارش گیری صحیح و کاربردی بخوانید، خواندن مقاله گزارش گیری چگونه به کنترل قراردادهای سازمان شما کمک می کند؟ نیز می تواند بسیار برای شما مفید باشد.

دستیابی به بینش جامع تر در رابطه با هر قرارداد

بسیاری از مدیران قراردادها به دلیل توانایی ساده سازی فرایند گزارش گیری تصمیم می گیرند راه حل های مدیریت قرارداد را اتخاذ نمایند هنگامی که کنترل هر قرارداد به صورت دستی انجام شود، گزارش گیری از آن ها معمولا به زمان و تلاش قابل توجهی برای سازماندهی، بررسی و ارائه داده ها به روش معنی دار نیاز دارد. به کمک نرم افزار مدیریت قرارداد گزارش های سفارشی می توانند یک بار تنظیم و برنامه ریزی گردند و به صورت دوره ای اجرا شوند.

هم چنین با استفاده از این سیستم خواهید توانست، گزارش های سفارشی ایجاد کنید که به طور منظم برای ذینفعان اصلی در کل سازمان شما ارسال گردد. بدین ترتیب، مدیران مختلف و روسای بخش ها همیشه اطلاعات به روزی از قراردادهایی که بیشتر برای آن ها اهمیت دارد را در اختیار خواهند داشت.

آرامش خاطر

استفاده از نرم افزار قراردادها به مدیران قرارداد آرامش خاطر خواهد بخشید، بخصوص در هنگام معاملات با حجم بالایی از قراردادها و توافق نامه های با ارزش بالا که تلاش برای مدیریت روند هر کدام از آن ها به شدت استرس زا می باشد.

همانطور که می دانید  از دست رفتن یک مورد جزئی در برخی قراردادها می تواند تاثیر فوق العاده منفی در تجارت شما دشته باشد. با داشتن ویژگی هایی همچون هشدارهای خودکار برای اطلاع رسانی و وجود تقویم کاری مرتبط نرم افزار مدیریت قرارداد، یک لایه محافظتی به روند کار شما اضافه خواهد شد و دیگر نیازی به، به یاد داشتن تمامی مهلت های قرارداد نخواهد بود.

به علاوه وقتی قراردادهای شما در یک مکان امن و مرکزی ذخیره می شوند می دانید که دسترسی به تمام قراردادهای شما فقط با یک کلیک فاصله دارند و همیشه در دسترس می باشند.

نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه راهی سریع و مقرون به صرفه برای سازماندهی، نظارت و گزارش در مورد قراردادهای خود از هر جای دیگر است.