مدت زمان نگهداری اسناد قرارداد و طریقه امحاء آن ها

به منظور کاهش هزینه های مالی ناشی از نگهداری اسناد، وزارتخانه ها و موسسات دولتی موظف اند پس از بررسی و ارزشیابی اسناد، اوراق راکد و اسناد زائدی که بر اساس مفاد سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگه داری نداشته باشند را تعیین نموده و فهرست های مشروح و جداول زمانی آن ها، که بر حسب مشخصات ردیف های اسناد راکد، مواعد معینی برای امحاء آن ها در نظر گرفته شده است را به سازمان اسناد ملی ایران ارسال نمایند.

اوراق زائد در واقع عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه های اضافی، نظیر نامه ها،گزارش ها، صورتجلسه ها،عهدنامه ها، ابلاغ ها و پرونده ها و … و همچنین سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگاه های دولتی و وابسته به دولت، در اجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده و برای انجام دادن وظایف و مسئولیت های قانونی و اداری جاری به تشخیص وزارت خانه یا موسسه مربوط، مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.

نکته: قراردادهای دولتی، عهدنامه ها و فرمان ها به هرحال جزء ارواق زائد محسوب نخواهند شد.

سازمان اسناد ملی ایران، پس از بررسی و ارزشیابی فهرست ها و جداول ارسالی و حصول اطمینان از اینکه اوراق فاقد هرگونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، عملی، فنی و تاریخی است آن ها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهایی به شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم می کند.

شورا فهرست ها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد میشود با حضور نماینده تام الاختیار وزارتخانه یا موسسه مربوط و با توجه به کلیه جوانب و شرایط و مقررات و موازین قانونی، مورد بررسی و اخذ تصمیم قرار می دهد همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد با فروش، یا واگذاری آنها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه به محتویات و مشخصات آنها تعیین می کند.

وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مسئول تطبیق فهرست ها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پرونده ها و امحاء آنها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است می باشند.

نکته: تعیین نحوه حفظ و نگهداری و بایگانی صورت حساب های مالی اسناد و مدارک مربوط در دستگاه ها به عهده دیوان محاسبات کشور است.

مدت زمان نگهداری اسناد و قانون امحاء مدارک

بدین ترتیب اسناد و مدارک مالی که به تدریج و با اعلام دیوان محاسبات کشور توسط دستگاه ها به دیوان مذبور تحویل می گردد، پس از تبدیل به میکروفیلم یا میکروفیش و یا داده پیام الکترونیکی آماده برای امحاء خواهد بود.

میکروفیلم و میکروفیش ها و یا داده پیام الکترونیکی تهیه شده پس از عکسبرداری طبق دستورالعمل ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور، پس از مدت ۳۰ سال قابل امحاء می باشد.

در راستای تسهیل، تسریع و دقت در بایگانی اسناد، کاهش هزینه های نگهداری مدارک، تبدیل اطلاعات منطبق بر روش های روز و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی از اسناد و مدارک مناقصات و قراردادها، شرکت اندیشه پرداز اقدام به فراهم نمودن امکان “آرشیو الکترونیک” در نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه نموده است.

در این بخش کاربر می تواند از تمام مستندات مربوط به مناقصات و پرونده های قرارداد نسخه الکترونیکی تهیه و آن ها را به طور منظم آرشیو نماید در نتیجه هرگونه نگرانی در رابطه با نگهداری اسناد به شیوه قدیمی از بین خواهد رفت.

تعیین دقیق محل نگهداری اسناد مکتوب و همچنین راه اندازی میز امانت الکترونیکی از دیگر ویژگی های این نرم افزار در این زمینه است.

بدین ترتیب چنانچه نسخه اصلی سند از بایگانی خارج شده باشد امکان پیگیری و تشخیص روز، زمان و شخص خارج کننده ی نسخه، به راحتی فراهم است.

ارسال هشدار پیشرفته ی خروج نسخه های مدارک و امکان نمایش لیست نسخه های خارج شده از بایگانی، نیز تنها یکی از قابلیت هایی است که نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه را از سایر نرم افزارها در این زمینه متمایز می سازد.

پیشنهاد می کنیم برای مشاهده کلیه امکانات “نرم افزار امور قراردادها” کلیک نمایید.