مراحل خرید سازمانی برای سازمان های بزرگ

تولید کنندگان، عمده فروشان، شرکت های خصوصی و دولتی برای مصرف یا نیاز خود محصولات یا خدماتی را به طور مرتب در طول سال خریداری می کنند، به این کار خرید سازمانی می کنند. فرایند خرید سازمانی شامل فعالیت هایی از قبیل تشخیص نیاز سازمان، شناسایی منابع و تامین کنندگان احتمالی، تعیین اندازه و مقدار مشخصات کالا و خدمات می شود. فرایند خرید سازمانی در شرکت های دولتی فرایند پیچیده ای است و نیاز به برنامه ریزی دارد. با بهینه سازی خرید سازمانی می توانید در هزینه های سازمان خود در تامین محصولات و خدمات صرفه جویی کنید.
بخش خرید سازمانی در امور شرکت ها یکی از بخش های مهم است که جزییات زیادی دارد. دلیل آن هم این است که سازمان ها نیز مانند هر مجموعه پویایی به طور معمول نیاز به محصولات مختلف و متفاوتی دارند.

معمولا سازمان ها در فرایند خرید سازمانی ۶ مرحله را طی می کنند

• پیش بینی و تشخیص یک مساله یا یک نیاز
• توصیف مشخصات و تعداد موارد کالا یا خدمات مورد نیاز
• جستجوی تامین کننده و تعیین صلاحیت تامین کنندگان
• درخواست از تامین کننده برای ارائه پیشنهاد یا شرکت در مناقصه و تجزیه و تحلیل پیشنهادات
• ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تامین کنندگان
• ارزیابی نحوه عملکرد کمی و کیفی تامین کننده و گرفتن بازخورد

پیش بینی بینی و تشخیص نیاز

در این مرحله در بخش های مختلف سازمان اعم از واحد های فنی، انبار، لجستیک، بازرگانی، تولید و … نیازی به تهیه یک کالا یا خدمات پیش بینی شده یا تشخیص داده شود. چنین نیازهایی ممکن است چندین بار در سال اتفاق بیافتد یا اولین باری باشد که سازمان یا محصول به یک کالای جدید نیاز پیدا می کند. مرحله اول خرید سازمانی، شناسایی نیاز بخشی از سازمان به نوعی محصول یا خدمات است که می توان آن را تامین کرد.

توصیف مشخصات کالا و خدمات مورد نیاز و تعداد آن

در این مرحله کلیه مشخصات و اطلاعات نیاز شناسایی شده و همچنین تعداد آن تعیین می شود. مشخصات کالاها و خدمات مورد نیاز توسط واحدهای مختلف مانند واحد تولید، تعمیرات، ساخت و … مشخص می گردد. بسیار اهمیت دارد که توصیف روشن و دقیقی از آنچه مورد نیاز سازمان است به اطلاع مسئول خرید سازمانی رسانده شود.

جستجو و تعیین صلاحیت فروشندگان و تامین کنندگان احتمالی

بعد از آنکه نوع و مقدار کالا یا خدمات مورد نظر به طور دقیق تعیین شد، جستجو برای یافتن تامین کننده یا تامین کنندگان مورد نظر آغاز می شود. اگر محصول یا خدمت مورد نظر قبلا توسط سازمان خریداری شده باشد، جستجوی تامین کننده آسانتر خواهد بود و تامین کنندگان مورد نظر از بین تعداد کمی تامین کننده که قبلا رضایت شرکت را جلب کرده اند، انتخاب خواهند شد. اگر نیاز به خرید محصولی جدید باشد یا محصول یا خدمت مورد نظر پیچیده یا گران باشد، منطقی ست که خریدار سازمانی به دنبال چندین تامین کننده احتمالی باشد تا با بهترین تامین کننده که کالای با کیفیت را به بهترین قیمت بفروش می رساند معامله کند. پیدا کردن بهترین تامین کننده یکی از مهمترین مسئولیت های خرید سازمانی است. برگزاری مناقصه آنلاین یکی از بهترین راه ها برای پیدا کردن تامین کنندگان مورد نظر و استعلام قیمت از آنهاست.

درخواست از تامین کننده برای ارائه پیشنهاد یا شرکت در مناقصه و تجزیه و تحلیل پیشنهادات

پس از پیدا کردن تامین کنندگان احتمالی، خریدار سازمانی از آنها درخواست می کند تا پیشنهاد قیمت خود را ارسال کنند یا در مناقصه شرکت کنند. اگر محصول از نظر فنی محصولی ساده باشد، این فرآیند خیلی پیچیده و طولانی نمی شود. برای خرید کالاها و خدمات پیچیده تر و گرانتر خریدار و تامین کننده درگیر مذاکرات طولانی و پیچیده می شود.

ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تامین کنندگان

در این مرحله از فرآیند خرید سازمانی افراد تصمیم گیرنده یا در صورت برگزاری مناقصه، اعضای کمیسیون مناقصات، پیشنهادات فروش را بررسی می کنند. سازمان خریدار ممکن است با یک یا چند تامین کننده برای خرید مذاکره کند و شرایط و قسمت های مختلف معامله را مورد تحلیل و بررسی قرار دهد. واحد خرید سازمان در نهایت با یکی دو تامین کننده به نتیجه نهایی می رسد و موافقت نامه یا قرارداد خرید امضاء می شود.

ارزیابی نحوه عملکرد کمی و کیفی تامین کننده و گرفتن بازخورد

بعد از تحویل کالا یا خدمات خریداری شده، به مرحله ارزیابی می رسیم. در این مرحله تمامی عملکرد تامین کننده از ابتدا تا انتها مورد بررسی قرار می گیرد. معیارهایی از قبیل قیمت، زمان تحویل کالا یا خدمات، خدمات پس از فروش، کیفیت کالا یا خدمت تحویل داده شده و …. مورد ارزیابی قرار می گیرند. در این مرحله پیگیری فروشنده کالا یا خدمت مورد نظر اهمیت بسیاری دارد. باید مطابقت مشخصات کالای تحویل گرفته شده با مشخصات کالای توصیف شده بررسی شود.

شما می توانید در همه مراحل بالا را از نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات کمک بگیرید. تمامی مراحل خرید و برگزاری مناقصه را بصورت آنلاین برگزار کنید. به تجمیع و دریافت درخواست های خرید کالا و خدمات بپردازید. بودجه فرایند تدارکات بر مبنای وجوه تامین اعتبار شده برای خرید مدیریت کنید. تامین کنندگان را ارزیابی کیفی و کمی کرده و گروه بندی کنید. درخواست مناقصه خود را به اطلاع تامین کنندگان برسانید و پاکات مناقصه را بصورت الکترونیک دریافت کنید. پیش پرداخت ها، تحویل ها و صورت حساب خریدهای جزئی و عمده را مدیریت کنید و بسیاری امکانات دیگر.

برای درخواست دموی رایگان حضوری و آنلاین نرم افزار خرید و تدارکات اندیشه پرداز، کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان فروش اندیشه پرداز در اسرع وقت برای هماهنگی جلسه دمو با شما تماس بگیرند.