اتوماسیون حقوقی چیست؟

نقش تیم قانونی در مدیریت قراردادها هر روز پررنگ تر می شود: تمرکز تیم از قانون های ساده و دعاوی حقوقی فراتر می رود. بهبود مدیریت قرارداد، کاهش هزینه های دپارتمانی و افزایش بهره وری اغلب جز اهداف اصلی دپارتمان های حقوقی سازمان ها هستند. این تغییری ست که باعث تحول کسب و کار شما می شود و به بخش های حقوقی سازمان کمک بسیاری می کند. در این مقاله به اتوماسیون حقوقی و فواید آن اشاره می کنیم با ما همراه باشید.

اتوماسیون حقوقی چیست؟

اتوماسیون حقوقی فرایند خودکارسازی، ساده سازی و مدیریت وظایف و فعالیت های حقوقی به وسیله یک نرم افزار تخصصی است. اتوماسیون حقوقی بیشتر روی مدیریت فرایندهای روزانه تیم های حقوقی تمرکز دارد. این فعالیت ها اغلب دستی، پراکنده و وقت گیر است.
اگر کسب و کار شما تا بحال از اتوماسیون حقوقی استفاده نکرده است، باید در این سال برای شما اولویت باشد. با اینکار نه تنها کسب و کار شما نسبت به شرکت های دیگر مزیت رقابتی پیدا می کند، بلکه فرایندهای مدیریت قرارداد را بهبود می بخشد و فشارهای فزاینده روی تیم های حقوقی را کاهش می دهد.

چرا در نرم افزار مدیریت قراردادها سرمایه گذاری می کنیم؟

برای شروع موفقیت آمیز استفاده از اتوماسیون، باید ناکارآمدی های فعلی کسب و کار خود را درک کنید. همه سهام داران قراردادها و تیم حقوقی سازمان ها باید کنار هم جمع شوند تا فرایندهای دست و پا گیر، تکه تکه و دشوار را شناسایی کنند. این اغلب شامل:

• فرآیندهای بررسی قرارداد که شامل تیم های حقوقی در کنار سایر ذینفعان است
• وظایف تکراری که به دانش حقوقی خصوصی نیاز ندارد، مانند تدوین پیمان‌نامهٔ عدم افشا
• کیفیت بالای مدیریت قراردادها مانند جستجوی قراردادها و مفاد آنها

بعد از مشخص کردن بخش هایی که نیاز به ساده سازی دارند، باید مجدد فرایندهای ایده آل خود را بچینید. قبل از سرمایه گذاری روی نرم افزارهای دعاوی حقوقی باید این مرحله را طی کنید.
فرایندهای خودکارسازی که به صورت بهینه عمل نمی کنند، همین مشکلات را در مقیاس بزرگتر بوجود خواهند آورد. باید روی نرم افزارهای خودکارسازی حقوقی سرمایه گذاری کنید که در زمان و هزینه صرفه جویی می کنند و همکاری تیم های مختلف سازمان از جمله تیم حقوقی را افزایش می دهند.

سه دلیل برای بکارگیری اتوماسیون دعاوی حقوقی

۱- ایجاد زمان برای کارهای با ارزش بالا

بر کسی پوشیده نیست که تیم حقوقی کارهای زیادی انجام می دهد. از حل و فصل اختلاف های قراردادی تا نظارت بر رعایت مفاد قرارداد، کار باارزش تیم حقوقی برای محافظت از تجارت شما ضروری است. اما تیم های حقوقی چقدر از زمانشان را برای این فعالیت ها اختصاص می دهند؟
کارهایی مثل جستجوی قراردادها، پیدا کردن مفاد مشخصی در قراردادها و حتی بارگزاری داده، جز کارهایی است که وقت تیم حقوقی را می گیرند اما ارزش چندانی ندارند.
این فعالیت ها می توانند وقت گیر باشند و مشکلاتی را در کسب و کار ایجاد کنند که در نهایت برای شما هزینه ایجاد کند. اتوماسیون حقوقی این وظایف اداری را حذف می کند و برای کارهای ارزشمندتر وقت باز می کند.
خودکارسازی این فرایندها با نرم افزار مدیریت قرارداد انجام می گیرد. نرم افزار مدیریت دعاوی حقوقی از ترکیبی از هوش مصنوعی و اتوماسیون استفاده می کند، تا تیم های حقوقی زمان بیشتری صرف ورود دستی داده ها و جستجوی اطلاعات نکنند. بجای آن، تیم حقوقی می تواند از زمان با ارزش خود را صرف امور حقوقی مهم کنند.
با قابلیت جستجوی اسناد تیم حقوقی می تواند بسرعت کل قرارداد و مفاد مهم آن را پیدا کند. دیگر وقتی برای پیدا کردن اسناد و قراردادها تلف نمی شود.

۲- فرایندهای خود را بروز کنید و زمان عقد قرارداد را کاهش دهید

آیا تیم حقوقی شما هنوز از کاغذ و خودکار برای عقد قرارداد و فرستادن آن استفاده می کند؟ اگر اینطور است، این تنها فرایندی نیست که زمان بستن قرارداد شما را بیشتر می کند. پیگیری فرایند عقد قرارداد، دنبال کردن امضاهای موجود در قرارداد و ذخیره سند نهایی به شکل امن و دقیق همه به کارهای تیم حقوقی اضافه می کند.
با استفاده از ویژگی امضای الکترونیک نرم افزار دعاوی حقوقی در زمان صرفه جویی می شود. امضای الکترونیک به تیم حقوقی کمک می کند تا همه فرایند حقوقی از تولید قرارداد تا اجرای کامل آن را آنلاین انجام دهند. فرستادن و دریافت توافق نامه های امضاء شده با یک کلیک از طریق این نرم افزار امکان پذیر است.

بجای اینکه تیم حقوقی دنبال گرفتن امضاء باشد، وقتی سندی نیاز به امضا داشته باشد پیامک های هشدار به صورت خودکار برای شما ارسال می شود.
طرفین قرارداد می توانند هر جایی که هستند قرارداد را امضا کنند و قرارداد امضا شده در سیستم مرکزی ذخیره می شود. با استفاده از قوانین خودکاری که در نرم افزار تعریف شده اند، می توانید مطمئن باشید که امضاهای قرارداد در ترتیب درست یا بصورت موازی ( در هر صورتی که لازم است) فرستاده می شوند.
خودکار سازی فرایند امضا گیری فقط در وقت شما صرفه جویی نمی کند. بلکه تجربه هر شخص ثالثی که با شما همکاری می کند را نیز بهبود می بخشد. ایجاد کارآیی در مراحل اولیه منجر به مزایایی در آینده می شود. کاهش زمان تا عقد قرارداد به این معنی است که مزایای واقعی قرارداد می‌تواند زودتر محقق شود.

۳- کارآیی تیم حقوقی را با ارائه قابلیت های خودکار تقویت کنید

تیم های حقوقی با درخواست های غیر منتظره از تیم های دیگر غریبه نیستند. این نوع درخواست ها شامل تدوین پیمان نامه عدم افشاء و توافق نامه خدمات اصلی می شود. این درخواست ها می توانند تکراری باشند و اغلب به علم حقوقی چندانی نیاز ندارند. با اینحال، مقدار زیاد درخواست ها تیم های حقوقی را از کارهای مهم و استراتژیک باز می دارد.
با قابلیت کتابخانه بندهای قرارداد و قالب های قراردادی، تیم های دیگر می توانند قراردادهای از پیش تنظیم شده ایجاد کنند، بدون اینکه مزاحم تیم حقوقی شوند. این امر زمان انتظار برای بررسی و تایید قرارداد را کاهش می دهد و حجم کاری تیم حقوقی را به حداقل می رساند.
نه تنها قرارداد و تولید اسناد به صورت خودکار انجام می شود، بلکه می توان قراردادها را به صورت خودکار برای امضای الکترونیکی ارسال کرد و با دنباله ی کاملی از اسناد ذخیره کرد.

نتیجه گیری

اتوماسیون قانونی از طریق نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند در زمان و هزینه کسب و کار شما صرفه جویی کند. همچنین می تواند بهره وری تیم حقوقی شما را افزایش دهد و زمان برای کار روی حوزه های تخصصی آزاد کند. مهمتر از همه، اتوماسیون قانونی می تواند باعث بهبود فرآیند برای کل سازمان شما شود.
در این مقاله سه دلیل برای بکارگیری اتوماسیون دعاوی حقوقی بکار گرفته می شود، اما این یک فهرست جامع نیست. با نرم افزار دعاوی حقوقی اندیشه پرداز می توانید به ثبت و تعریف انواع پرونده و تفکیک دعاوی بر اساس ماهیت موضوع و مرجع اجرایی آنها بپردازید. انواع احضاریه، اخظاریه، شکوائیه، دادخواست، تجدید نظر، اعتراض، لوایح، قرارها و … ثبت و ویرایش کنید. کلیه اطلاعات پرونده را به تفکیک و با جزییات کامل ثبت کنید.

برای دریافت دموی رایگان حضوری و آنلاین نرم افزار مدیریت دعاوی حقوقی، کافیست فرم درخواست دمو را پر کنید تا کارشناسان اندیشه پرداز در اسرع وقت برای هماهنگی جلسه دمو با شما تماس بگیرید.