چگونگی مدیریت ریسک قرارداد
معرفی ریسک در قرارداد
به طور کل ما ریسک را به عنوان هر واقعه یا شرایطی که ممکن است رخ دهد و منجر به نتایج نامطلوب گردد می شناسیم. وجود ریسک در قرارداد در واقع به طور مستقیم بر عملکرد ها، ترتیبات و نتایج نهایی یک قرارداد تاثیر خواهد گذاشت در نتیجه مدیریت ریسک قرارداد امری ضروری در فرایند معامله محسوب می شود.
بعضاً ممکن است در طول مدت قرارداد مشکلاتی در روند تهیه محصولات و انجام خدمات بین دو شرکت به وجود آید که قابل پیش بینی نباشد به عنوان مثال تامین کننده بر مبنای شرایط حاکم بر جامعه قادر به انجام سفارشات نباشد.
مدیریت ریسک قرارداد
با بررسی رفتار یک قرارداد نسبت به ریسک های مختلف و در نظر گرفتن خطرات احتمالی که ممکن است در طول آن اتفاق بیفتد همچنین بررسی خطرات قبلی به وجود آمده در قراردادهای دیگر می توان تا حدودی ریسک های احتمالی در قرارداد مورد نظر را پیش بینی و مدیریت نمود.
اگرچه پیش بینی تمام ریسک های احتمالی در طول مدت قرارداد ممکن نیست با این وجود محتوای قرارداد می بایست تا حدی انعطاف پذیری لازم برای مقابله با عدم قطعیت های غیرقانونی احتمالی را داشته باشد.
در این مطلب قصد داریم به شرح چند نمونه از عوامل وجود ریسک در قرارداد بپردازیم تا متوجه شویم که این ریسک ها چه می توانند باشند اصلا چرا ممکن است اتفاق بیفتند، چه نوع تغییراتی خواهند کرد و چگونه می توان با آن ها رفتار کرد.
این خطرات می تواند به دو صورت مستقیم و غیر مستقیم طبقه بندی گردد.
خطر مستقیم قرارداد
ریسک مستقیم قرارداد به طور خاص به محتوای آن مربوط خواهد شد در زیر به برخی از انواع خطرات موجود اشاره خواهیم کرد:
قراردادهای نامرئی:
از اساسی ترین ریسک های موجود در قرارداد می توان به عدم آگاهی سازمان از وجود آن قرارداد، محل آن و یا محتوای دقیق آن اشاره کرد.
از آنجا که در قرارداد اطلاعات کلیدی مانند ترتیبات بین طرفین، تاریخ های اصلی که نباید از دست بروند، تعهداتی که می بایست رعایت شوند و عواقب عدم انطباق با این تعهدات و چگونگی خاتمه یا تمدید قرارداد در صورت عدم درخواست شرح داده می شود، عدم آگاهی از وجود آن می تواند لطمات سنگین جبران ناپذیری به سازمان وارد نماید.
پیش بینی وقایع عملیاتی:
امروزه در بیشتر قراردادها جنبه های مختلف عملیاتی توافق های بین طرفین به طور دقیق بیان خواهد شد تا امکان پیش بینی وقایع متفاوت در طول مدت قرارداد تاحدودی وجود داشته باشد. به عنوان مثال می توان به موارد زیر اشاره کرد:
| موقعیت | خطر بالقوه | روش کاهش احتمالی |
|---|---|---|
| سفارشات مشتری دیر تحویل داده شود | مشتری رکود تولید را متحمل می شود | مدت تحویل توافق گردد و تخفیف قیمت مطابق با تاخیر تحویل در قرارداد در نظر گرفته شود |
| فاکتورهای تامین کننده به موقع پرداخت نشوند | تامین کننده قادر به بررسی و یا تحویل سفارشات نخواهد بود | تعیین افزایش جریمه های عدم پرداخت، نرخ بهره با مبلغ قابل توجه و همچنین تعیین اینکه تا زمانی که همه صورتحساب ها پرداخت نشوند سفارشات پذیرفته نخواهند شد. |
| آشکار شدن موارد محرمانه در قرارداد | مجازات های مالی برای مجرمین، از دست دادن شهرت، لغو سفارشات | محافظت فنی قوی، آموزش به نیروی کار، هشدار و اخطار در رابطه با نقض قوانین و آشکار کردن موارد محرمانه |
یک قرارداد خوب می تواند احتمال وقوع هر اتفاق خوب یا نامطلوبی که ممکن است در طول قرارداد رخ دهد را شناسایی، و روش هایی را برای به حداقل رساندن و یا ترجیحاً از بین بردن خطرات احتمالی آینده و یا آن اثر توصیف کند.
برخی از رویکردهای ساده که می توانند به طور معقول و واقع بینانه خطرات مربوط به دستیابی به اهداف قرارداد را برطرف کنند عبارتند از :
- استفاده از یک نرم افزار مدیریت قرارداد کارا برای کنترل و بررسی تمام وقایع در حین فرایند امور قرارداد
- استفاده از روشی برای کنترل عملکرد تامین کننده و زنجیره تامین (استفاده از نرم افزار مدیریت تامین کنندگان)
- در نظر گرفتن فرایندهای عملیاتی و پارامترهای قابل اجرا مانند تغییر قرارداد، تغییر محل سفارش و نحوه ی پرداخت
- تنظیم بندی های استاندارد برای مدیریت ریسک همانند محدودیت مسئولیت حل اختلاف، اطلاع رسانی نیرو، وضع قوانین قابل اجرا و مدیریت نرخ ارز
امروزه قراردادها با انعطاف پذیری گسترده و روندی رو به رشد تنظیم می شود. بسته به تعداد فاکتورهایی که در قرارداد ممکن است رخ دهد یک یا چند بخش از قرارداد نیاز به مطابقت با شرایط را خواهند داشت به عنوان مثال:
- قوانین حاکم بر فروش محصولات خاص به برخی از کشورها یا شهروندان آن کشورها
- مقررات مربوط به محافظت از اطلاعات شخصی در برخی کشورها
- وجود قوانینی خاص برای صنایع خاص همانند خدمات مالی
- لزوم رعایت اصول پذیرفته شده در تجارت
- لزوم تعهدات تعیین شده توسط قرارداد
- خط مشی های عملیاتی یک یا دو طرف قرارداد
- فرایندهای عملیاتی و اقدامات مورد توافق طرفین قرارداد
به طور کلی یک قرارداد خوب می بایست به طور واضح تعهدات هر یک از طرفین را مشخص نماید بدین ترتیب ابهاماتی راجع به اینکه چه کسی باید چه کاری و در چه زمانی انجام دهد به حداقل خواهد رسید و خطرات ناشی از عدم تعهد را که ممکن است به نوعی در نتایج قرارداد تاثیرگذار باشد کاهش می یابد.
در واقع در یک قرارداد درست می بایست شواهد به موقع و قابل اثباتی برای انطباق هر یک از تعهدات تعیین شده بین طرفین در نظر گرفته شده باشد.
خطر ذاتی:
این موضوع که برخی از جنبه های مطالب یک قرارداد خود یک منبع خطر باشد غیر ممکن نیست خصوصا زمانی که افراد غیرمتخصص با نداشتن تسلط نسبت به امور حقوقی و همچنین درک ناکافی از جنبه های متعدد خطرات یک قرارداد نسبت به تنظیم آن اقدام نمایند و خطرات ذاتی آن قرارداد را نادیده بگیرند.
یک راه حل ساده برای مدیریت ریسک ذاتی قرارداد وجود دارد که از آن می توان به عنوان خلاصه قرارداد اشاره کرد:
خلاصه قرارداد به زبان ساده :
این امر مستلزم داشتن یک شخص با تجربه و مسلط به هر دو زبان مکالمه و قانونی است که یک قرارداد را از جنبه های مختلف به طور کامل بررسی نماید، عناصر اصلی مورد نیاز را برای اجرای قرارداد و شناسایی خطرات تعیین و آن عناصر را برای فهم بیشتر افراد غیر متخصص به زبانی ساده بیان نماید.
اطلاع از وجود خلاصه قرارداد و اجازه دسترسی نامحدود به آن می تواند کمک بزرگی به افزایش درک کارکردهای آن قرارداد و شناخت خطرات ذاتی موجود در آن نماید.
امکان مشاوره به تیم حقوقی در مورد کلیه کاستی های موجود در قرارداد و به ویژه موارد مرتبط با ریسک آن تنها یکی از نتایج بسیار مفید بررسی خلاصه قرارداد محسوب می گردد.
نمونه ای از جنبه های یک قرارداد با پتانسیل ریسک پذیری شامل موارد زیر است:
درک روشنی از یک قرارداد برای افرادی که پیش زمینه قانونی یا آشنایی عمیقی با سبک نوشتن قانونی ندارند می تواند دشوار باشد. گاهی ممکن است موارد موجود در قرارداد آنقدر نامشخص، غیر تخصصی و غیر حرفه ای تنظیم شده باشد که حتی وکلا نیز نتوانند اهداف نگارنده متن قرارداد را درک کنند.
بسیاری از قراردادها از شاخص خوانایی پایینی برخوردار هستند که این لزوماً نتیجه ی ناخوانا بودن محتوای قرارداد نیست بلکه در برخی موارد شاهد آن هستیم که اصول اولیه استاندارد برای تنظیم آن رعایت نشده است. به عنوان مثال:
- هیچ منطقی برای سازماندهی و گروهبندی هر بند وجود نداشته باشد
- بندهای تنها بتوانند بندهای چندگانه ای را پوشش دهند
- موارد قید شده در قراردراد بی ربط و بی سر و ته تنظیم شده باشد.
- ممکن است نگارشی اختیاری به نظر برسد
وجود این ابهامات می تواند منجر به عملکرد نادرست قرارداد نسبت به مقررات شود یا همانطور که انتظار می رود عمل نکند.
با دانلود و بکارگیری نرم افزار مدیریت قراردادها، امکان مدیریت کارآمد تمامی مراحل امور قراردادها وجود دارد بدین ترتیب روند ثبت قرارداد، انجام مذاکرات و اعمال موارد قرارداد مطابق با قوانین و همینطور مدیریت ریسک قرارداد به سهولت امکان پذیر است.
صرفه جویی در هزینه و زمان،کاهش اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قرارداد، افزایش امنیت و قدرت تجزیه و تحلیل اطلاعات،امکان فرایندسازی،گزارش گیری، سهولت در بایگانی و جستجو، ثبت و نگهداری پیش نویس ها، تجدید نظر و اصلاح، تنها برخی از مزایای یک نرم افزار مدیریت قراردادهای کارآمد است.
ما در اندیشه پرداز همواره به ارائه ی راهکاری برای سهولت استفاده و در نتیجه رضایت حداکثری کاربران می اندیشیم. سعی ما بر آن است با ارائه ی یک سیستم جامع مدیریت قراردادها، بتوانیم گامی هر چند کوچک برای جلب رضایت حداکثری شما مشتریان گرامی برداریم.
بدون دیدگاه